文档介绍：员工费用报销流程及办法
为规范本公司报销程序,提升报销流转速度和精确度,充分发挥会计核算及监督职能,提高管理效益,特制定本办法,请各位同仁配合执行;本办法适用于公司全体员工;本办法经总经理批准后立即实行,原来与之相关的其他办法随之失效。
一、通则
1. 任何一种类型之请购及支出,包含物品设备请购、差旅费、车费、交际费等,必须于事件发生前依照“预算及费用之审核权限”规定取得权责人的书面核准。
2. 报销人员必须取得完整真实、合法之原始凭证(发票之单位名称必须是正确无误(福记标准送餐公司)),由报销人整齐地自行粘贴在A4纸大小之粘存单上,同类性质必须粘在一起。“请款单”和“费用及出差旅费报销申请表”按原始凭证之交易发生时间分类详细填写,并自行编号以便参照。付款一般采用支票、转帐及汇入员工帐户等方式,经授权人员核准并经财务部复核通过,方可付款。
3. 报销以“周”为单位,并附相关凭证,不得几周凭证粘于一起,否则财务部将予以退单处理。当月发生的费用应尽量在当月报销,最晚不得超过发生月份的次月,如逾期须经总经理书面批准,否则财务部将不予报销。
4. 对于报销时出现填写或计算的错误,公司采取只减不加的方式,针对不写小计数和总计数,报销总额的20%将会被扣除;针对加总错误,差额部分的50%将会被扣除。
5. 签名的规定:
①      所有员工在任何凭单上签字,表示对该凭单所载事项以及金额完全同意,并已尽到诚实申报或认真审核之责。
②      所有签名应同时附注日期,如不附注日期,当产生争议时,未签注日期之员工将承担最不利之结果。
6. 财务复核结果视情况做下列处置:
①      退回报销单(注明退回原因)。
②      剔除部分不合格、不合理、说明不全之金额后付款(附剔除原因)。
③      要求报销人员补充说明或补必要单证。
④      交出纳付(汇)款。
7. 每周汇员工报销款一次,每月的最后一个周五不汇款。
8. 每周汇员工报销款后,差异表会E-mail给各部门主管及秘书或助理,各位员工如有疑问可向各部门秘书或助理查询。
9. 在报销流程前,所有单据未齐备的,必须补齐手续后方可进入报销流程。
二、报销流程:
1. 事先核准及事后报销表单流程如下:
实物报销:报销条件为发票、验收(入库)单、采购单原件,三者缺一不可,特别情况为采购单带支票提货,请先填写《公洽借款单》,经核准入帐后再开出支票,三日内缴回支票签收之存根及发票、验收单。
①    出差:“出差(预算)申请书”→“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”(附已经核准之“出差(预算)申请书
”);销售人员须另附《行动周报及时间分配表》。
②    交际费:“出差(预算)申请书(交际栏)”→“报销请款单”或“费用及出差旅费报销申请表”(附已经核准之“出差预算申请书(交际栏)”)。
③    车费:“合富用车申请书”→“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”(出租车车费,附已经核准乘坐出租车之“合富用车申请书”)。
④   验收单据:公司自用物品采购验收,请填写《事务用品验收单》,生产,经营用存货验收,经IQC核验后填写《入库单》。
⑤    “采购单”(如有借款,应附“公洽借款单”)或“费用及出差旅费报销申请表”( 如有借款,应附“公洽借款单”;如有相关费用,应附“出差(预算)申请表”)——部门主管——财务复核——财务长——总经理签准——出纳报销。
三、途中交通费标准和说明:
1. 标准:
①      员工出差或培训应以最经济、有效的方式到达目的地,员工出差乘坐交通工具的规定按车程时间限定标准:6小时以下乘坐硬座或长途汽车;6~8小时可乘坐硬卧;8~16小时可乘坐软卧;16小时以上可乘坐飞机。员工超标申请特批乘坐飞机的,公司准予按上述规定标准报销途中费用之外,最多再增加200元/次。
②      外地应聘者到上海总部来面试,由公司负责来往异地交通费用,如超过10小时以上,可报销火车硬卧车票;如10小时以下,可报销火车硬座费用。如需搭乘飞机,需事先经总经理核可预算申请。
员工因公出差(到常驻工作地之外地区工作),应事先填写“出差预算申请书”(各地人员应传真或电子邮件送至上海),详细注明出差地点、准备搭乘交通工具及其它各项预计支出内容、金额;并依照审批权限核准后,方可作为报销的必备附件交财务存档。员工出差回来后应在一周内将合法的报销单据整齐粘贴后,依核准权限核准后再交财务部;报销费用如超过所申请的出差费用,应详细说明理由并获得总经理批准,否则,超过部分费用将不予报销。
说明:
①      火车、长途汽车,应以火车、汽车票根为报销依据。
②      员工遇规定以外的紧急公务必须搭乘飞机