文档介绍：文件管理办法总经理办公室负责对上级和外部一般性文件的收、转发和统一归档并负责组织、编制、更改和公司一般性文件。体系认证办公室负责有关体系文件的收、转、发和统一归档,并负责组织、编制、更改和管理公司的体系文采购计划、合同及合同评审等文件,由各部门归口管理。文件的审批:公司管理性文件由总经理审批;公司技术性文件由主管领导审批;采购计划、合同及合同评审等文件由公司主管领导负责审批;新编制的文件和修订/更改后的文件均应以发文登记表的形式,明确文件的发放范围和数量,并交相应文件审批人审批,此书面材料一并作为有关资料与受控文件一起存档。文件发放:公司下发的文件,由文件管理部门与文件起草部门协商确定发放范围,经主管领导审批后(受控文件标出受控号),由文件归口管理部门发放,文件接受人须在发文登记表中签收。其中,受控文件的发放范围不得随意更改,增发时,须按原发放程序办理。管理:文件从起草、审核、浅批到印发、存档,应遵从本文件规定,上级来文的转发须填写发文记录;文件管理人员负责将上级来文及时交有关领导及有关人员传阅。五、文件的收、转、发1、公司起草发布的文件,由起草或修订/更改部门做好文件标示,连同批准的有关资料一同交文件发放人员;文件发放人员按发放数量复印,填写发文登记表,按文件发放范围和数量下发,并将原文原件连同相关资料存档。2、当文件需要进行转移时,应首先将文件送交发问单位,由文件归口管理部门登记后再转发,不可私自转发。六、文件损坏/丢失:文件在有效期内丢失或损坏,应由丢失或损坏文件的部门人员向文件归口管理部门提出更换/补发;对于丢失文件,文件归口管理部门在原发文登记表中所丢失文件的备注栏内注明“丢失”和丢失日期,并补发该文件,登记新的受控号;对于损坏文件,在补发该文件的同时应销毁就旧文件,补发文件受控号不变,不再重新登记。七、文件的领取及保存:领取时,须在发文登记表上签名,文件领取人应对所持有的文件妥善保管,不得丢失、损毁。