文档介绍：营销中心项目文档管理制度版本信息:版本号拟制/修改责任人拟制/修改日期修改内容及理由批准者一、目的建立营销中心的文档管理制度,对项目中所有文档进行清晰有效的分类管理与控制,实现项目文档的有序保管与规范流动,为项目文档提供规范化的管理,提高项目的成功率,有效控制项目成本、进度、时间。二、范围本文适用于营销中心各单元、公司内配合部门及与之有关的客户、合资公司、渠道的文档。三、原则(一)定义文档包括接收、发放和内部文档,含传真、电邮、备忘录或是会议纪要、邮递、商务运作阶段文档及其他内部文档。(二)(1)文件名应是文件的标题。(2)标题应能直观简明体现文件的内容。(3)每个文档必须有一个统一的编号。(4)在电子文档的命名后面加上编号。(5)文件编制应使用对应的统一文档模板。,统一由文档中心管理。文档控制编号形式由项目管理者根据实际情况确定,建议体现接收日期的信息。(1)在项目前,应建立一套文档的管理程序明确文档的拟制、审核人员,文档控制员。明确所有文档的编号、收发登记操作,及受控等级。(2)建议接收文档的管理程序由文档控制员统一接收。加盖或记录接收日期(时间)。赋予文档控制编号。记录输入文档中心数据库,保存原件。(3)明确发送文档的管理程序加盖或记录发送日期(时间)。记录输入文档中心受控库,保存原件。发送后由文档控制员统一记录归档。(4)明确合同各方之间的文档传递等相关规定(5)文档借阅登记和保密规定原则上严禁文档原稿进行借阅。借阅副本应进行登记,加盖副本章。副本销毁的规定。限期返还原件的规定。(6)(1)建立纸面存储和电子件存储两套相对应的文档管理系统,目录结构见附表一《项目文档归档结构》。(2)按文档的阶段及用途属性(主题)归档分类,如售前阶段、售中阶段,再按标书、合同、方案、会议纪要等分类。四、文档提交(一)外埠部门提交部门的文档,经过审核后及时提交给文档保管人员备案、存档。(二)部门内部文档定稿后及时提交给文档保管人员备案、存档。(三)部门对外交流或是与项目单位汇报、沟通所提交的文档,经过沟通、汇报后整理成终稿的,由文档负责人及时提交到文档管理人员备案、存档。(四)部门外埠工作人员与项目单位交流、沟通时准备的文档或是会议纪要定稿后提交部门领导,经部门领导审核后报文档管理人员备案、存档。(五)备忘录或是会议纪要以周为单位提交文档;建设方案、PPT、规划、设计等文档定稿后以月为单位提交;涉及变更的方案、规划等文档经过部门与项目单位确认后及时报文档管理员备案、存档。五、具体内容(一)文档编号凡项目有关的文档,均统一编号。文档编码方式:文档属性-发放对象-顺序编号-文档日期-文档密级文档属性:本字段用两位英文字母表示发放对象:本字段用两位英文字母表示文档日期:本字段6位数字,表明文档的发生时间,以便于查询和统计。顺序编号:本字段4位数字,系文档的顺序编号,此编号表示同一文档属性、发放对象内所有文档的顺序号。文档密级:本字段1位数字,表明了文档的保密级别。0级代表机密,项目经理及其指定人员阅读1级代表秘密,项目组核心成员阅读2级代表内部公开,项目组所有成员阅读3级代表公开,所有项目组干系