文档介绍：XX高速BT项目部竣工文件立卷归档实施细则
1、总则
1、为了规范XX高速公路工程竣工文件立卷归档工作,根据《中华人民共和国档案法》、交通部颁布《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》、《交通文件材料立卷归档办法》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(中华人民共和国档案行业标准)等有关文件规定,结合XX高速实际,制定本细则。
2、公路工程竣工文件是指新建、改扩建(包括独立的公路桥梁、公路隧道和公路渡口)自建设项目立项、审批、招投标、勘察设计、施工、监理、交工、竣工到交付使用全过程中形成的具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、电子、声像材料等不同载体、不同形式的历史记录。
3、各工区必须坚持集中统一领导、分级管理的原则,依法对所辖范围内公路工程竣工文件材料立卷归档工作进行检查、监督和指导。
2、组织与职责
4、XX高速项目部、河南省监理工程、应把公路工程竣工文件材料的立卷归档工作纳入公路工程项目建设管理程序,制订相关的规章制度,建立领导责任制和相关人员岗位责任制,配备专人负责公路工程文件材料的立卷归档工作,确保公路工程建设竣工文件材料的完整、准确与系统。
5、公路工程竣工文件材料的立卷归档要与公路工程项目建设同步管理。各工区在签订设计、施工、监理等合同时,应把对文件材料立卷归档的要求列入合同条款中。公路工程项目的计量支付与立卷归档工作同步进行,对于不按期完成文件材料的立卷归档的工区,不予计量支付。
6、在XX高速公路工程档案验收前,由XX高速公路工程项目批准初步设计的河南省公路工程局的档案管理部门组织勘察设计、施工、监理及公路管理机构对有关竣工文件材料的立卷归档进行预验收,并提出预验收报告。
7、档案管理人员要求政治素质好,责任心强,具有公路及相关专业知识并取得档案管理工作上岗证的同志担任。确保档案人员相对稳定。
3、公路工程文件材料的收集
8、凡是反映与公路工程有关的重要活动、具有查考利用价值的各种载体、各种形式的文件材料,都应收集齐全,归入公路工程成套档案。必须按公路工程建设项目各阶段及文件材料形成的先后顺序及时收集。
9、公路工程文件材料按下列分工收集:
(1)项目办和各工区负责收集项目依据性文件、公路工程交工、竣工验收阶段形成的文件材料。
(2)各工区承办机构负责收集征地拆迁文件、招投标及评标文件、合同、协议、设计基础材料、工程管理文件材料、
往来文件及试运行、交工、竣工验收阶段所形成的文件材料。其中,财务管理部门负责收集会计文件材料;设备供应部门负责收集承建项目设备管理活动中形成的文件材料。
(3)各工区负责收集开工报告、施工检测、检查、试验记录、施工总结、变更文件、中间验收等公路工程施工阶段形成的文件材料。由各工区收集其本项目的全部文件材料的收集、整理,提交大项目办审查并汇总。
(4)项目办负责收集地质勘察资料、总体规划设计、初步设计、方案设计、技术设计、工程概预算、施工图设计、变更设计文件等文件材料。
(5)监理单位负责收集工程质量控制文件、工程技术管理文件、工程计量与支付文件、与总监及参建单位来往文件、合同管理文件、监理通知等履行监理工作职能活动中形成的文件材料。
(6)、科研文件材料由大项目办负责收集和整理。
10、XX高速公路工程竣工文件材料的质量要求
(1)归档的文件材料必须为原件;
(2)文件材料的内容必须真实、准确,符合国家有关标准和技术规范;
(3)文件材料应字迹清楚、结构部位明确、图表整洁、签字手续完备。照片、录音、录像带线条、影像资料应清晰可见,保证内容的可读性及载体的有效性,电子文件应保存在不可擦除性光盘上。
(4)文件材料应采用耐久性强(如碳素墨水)的材料书写。禁止使用圆珠笔、铅笔等不耐久的字迹书写文件材料,禁止使用红色墨水等易褪色、易扩散、不易长期保存的材料书写。对于用复写纸、热敏纸(传真件)记录工程项目相关事项的文件材料应另附一份复印件;
(5)文件材料的纸张应采用韧力大、抗折、耐酸,能够长期保存的纸张,文件材料幅面尺寸规格为A4幅面(297mm×210mm),图纸宜采用国家标准图纸,一般为A3幅面(297mm×420mm)。大于A3幅面的图纸,应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/—89)统一折叠成A3或A4幅面,图标栏露在右下角。
4、公路工程竣工文件材料的整理
11、公路工程竣工文件材料由大项目办组织各工区按照国家和交通部颁布《交通部科学技术档案分类编号办法》、《交通文件材料立卷归档办法》、《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》等相关规定和管理办法,对收集齐全的各种文件材料及时整理。
12 公路工程档案的分类与编号
(1)分类:采用专业—工程项目分类法,将公路