文档介绍：行政前台工作流程
(一)环境卫生的保持和检查
工作流程:1、每天早上9:00、中午14:20和下午17:55检查公司所有办公场所(包括各办公室、会议室、卫生间等桌面、地面等)的卫生和办公家具的摆放情况,及时收纳整理,保持各桌椅整齐,桌面、地面清洁无杂物;
2、每月补充购买后勤保障用品(卫生纸、纸杯、清洁用品等),保障公司后勤配备;
3、每月整理的报纸、杂物以废品处理,所得费用上缴财务。由行政主管记入《废品回收流水账簿》。
注意事项:1、保持办公区环境清新整洁、家具物品摆放整齐;
2、及时补给卫生间用纸等后勤配备;
相关记录:《废品回收流水账》——行政主管
(二)接待——客户来访
工作流程:1、访客进门起身面带笑容,弄清来访者身份和意图;
2、若来访者未预约或是初次拜访,不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人,若有事宜,尽量选用转告方式;
3、如有必要,安排来访者前往会客室稍坐片刻;
4、准备招待饮水;
5、通知相关工作人员有人来访;
6、访客离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸,整理桌椅、保持会客室的整洁;
7、若来访者要找的人不在,记录下来访者的联系方式、需转告事宜并准备《客户来访登记簿》,以便记录相关事项,及时通知相关人员做回复;若来访者表示下次再来,则需在《客户来访登记簿》上注明;
8、适时将使用完的记录交由行政主管归档;
注意事项:1、接待客户热情周到,及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室;
2、《客户来访登记薄》的详细记录;并及时将使用完的记录交由行政主管归档;
3、及时通知相关被访人员,若被访人员不在,要及时转告以确保及时回复;
4、不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。
相关记录:《客户来访登记薄》——前台
(三)电话的接听和记录
工作流程:1、电话响铃两声后,立即接听,注意礼貌用语;
2、接听电话时应控制音量,不应影响其他人的正常工作;
3、对方所要找的人不在时,应询问对方是否希望留言或留下回电号码,切忌立即挂断电话;
4、通话之后,应轻轻挂断电话,并且尽可能等对方挂断后再放下听筒;
5、将需要转达的内容及时记录在《电话记录》上;
6、记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。
7、及时将用完的《来电记录表》交由行政主管归档。
注意事项:1、来电接听迅速,接听电话使用普通话,声音柔和;
2、了解清楚来电人的基本信息以及意图,及时在《来电记录表》上记录来电时间、内容、信息接收人等,需要转接的及时将电话转给相关工作人员;
3、如遇信息接收人不在,应采取通知的方式及时转达信息,(通知方法详见“通知流程”);
相关记录:《来电记录表》——前台
(四)日常的打印、复印以及相关设备的使用管理
工作流程:1、每天早上上班时间准时开启并且检查打印机、复印机,并及时补充所需的纸张;
2、负责公司日常的打印、复印。打印、复印重要文件、图纸或需要发出的文件、图纸使用白纸;公司内部使用或不重要的文稿图纸使用“二次纸”;
3、打印机、复印机或其它设备出现故障时,及时联络办公设施维护人员进行检查维修;并填写《设备报修记录表》(详见“固定资产的报修与报废流程”);
4、及时将用完的《设备报修单》交由行政主管归