文档介绍：关于邮件正确书写
现在项目大量的信息及环节都在邮件上体现,邮件已经成为我们工作中必不可少的一种沟通方式。为了让大家更有效的使用邮件进行有效沟通,提高工作效率和沟通能力。现在我们进行一场关于“如何使用邮件沟通”的培训。
目录:
一、发信对象
仔细确认收件人,并将要抄送的地址写上
发送企业邮件时请确认候选人收件箱是否是企业邮件,最好能发送到候选人的个人邮件,避免给自己和候选人带来麻烦。
称谓准确,切不可含糊不清。是先生别称成了小姐;是小姐别喊成了先生。当你搞不清对方准确的性别时候,那就称老师就没错。
二、电子邮件标题:
标题要求要明确且具描述性,字数控制在50个汉字以内,邮件标题应尽量写得具描述性,或是与内容相关的主旨大意,让人一望即知,以便对方快速了解与记忆。(RE/FW标签有助于邮件检索)。
三、信件内容应简明扼要
电子邮件的内容应力求简明扼要,并求沟通效益。
注意不要在正文里使用过多的“!”,以免让收件人感觉像在责备和催促。而且感觉整封邮件缺乏专业性。具体请参照下列范例。
书写邮件的顺序介绍:
书写邮件的顺序介绍:
四、邮件内容格式
邮件正文格式统一遵守以下规则:
字体:宋体(英文下为Arial); 大小:10 ;
一行最大文字数:不超过30文字
五、落款:
落款要清晰明了,请使用有公司名称,个人姓名、联系方式的签名。具体请参考下方范例的落款。
祝语:可以写祝您工作愉快,工作顺利,或者顺祝商祺等都可以,表示真诚。
另外,在信件中一定要写明你的联系方式,随时保持畅通。
六、附件:
所发送的附件根据重要等级选择是否需要加密,附件最好都打包格式,因为某些邮件收发程序和防火墙、病毒监控软件甚至你的邮件服务器会拒收带有可能包含破坏性代码的exe,doc,jpg,js,scr等等格式的附件。
许多外企都只能接受zip打包格式,建议打包格式为zip格式。
确认收件人信息,(抄送)人数减少至最低
收件人
确认收件人地址是否正确,以免错发邮件。
CC(抄送)人数减少至最低,避免造成不必要的垃圾邮件
CC功能:让相关人员参考,如团队中的其他人员
让相关人员知晓,如您的直接主管
邮件主题明确且具描述性
主题应该简单、明确的概括邮件的内容
可以遵循What、When、Where原则,用一个词、短语、句子(一般不超过35字)来描述邮件的内容,使收件人只要看到主题就知道邮件的内容。
面对客户的商务邮件主题最好能包含公司的名字(Who)。
例:新春二月最新图书推荐,4折起
(who)
(when)
(what)
例:通知:2009年度元旦和春节放假安排
(when)
(what)
邮件必须要有主题,主题是邮件的“身份标识”
正文格式
+礼貌用语
如:xxx(名字),您好!
XXX经理(名字+职位),您好! XXX先生(女士),您好!
字号:可以事先设置文字大小,一般选择10-12号字
字体:一般选择宋体,黑色
点击“选项”
收件箱页面—
点击“工具”
点击“邮件格式”
点击“字体”
设置字号、字体
1
2
3
4
如:Sincerely
Best regards
祝您顺利!
正文简洁、美观、易懂
正文内容编排
原则:要事第一,结论在前,分析在后
使用收信人容易接受的口吻陈述内容
张经理,您好!
邀请您参加2009年3月26日在公司1号会议室举行的“第二季度销售指标确定会议”。
会议的具体安排如下:
时间
主题
9:30-10:00
第一季度销售指标完成总结—王总
10:00-11:30
讨论各个销售部门第二季度销售指标设定
11:30-12:00
确定各个部门的第二季度的销售指标
会议前请您准备以下资料:
;
;
。
对于会议安排有任何疑问请随时联系XXX。
谢谢!
内容简洁易懂,要让收件人在最短的时间内了解您的表达意图;
根据收件人与自己的等级关系,熟悉程度等,选择恰当的语气陈述,多使用请、谢谢等词语;
如果事情复杂,最好使用1、2、3、4列几个段落分别说明;
合理利用图片,表格等形式来辅助陈述;
对于重要信息可以通过大写、改变颜色、加粗等合理提示;
小贴士
签名,可以让收件人了解您的信息
签名信息内容
XXX
人力资源发展部
上海英孚思为信息科技股份有限公司
地址:上海市定西路1100号辽油大厦11楼邮编:200050
电话: (8621)-6212-8038- 1009 传真:(8621)-5255-1656