文档介绍：关于正确使用OA系统的注意事项
各车间、科室:
正确使用OA系统是确保办公自动化顺利进行的重要组成部分,它对于提高办公效率、规范文件起到积极的作用。为了保障 OA系统的正常运行,根据OA系统的功能和用途,结合用户使用中出现的问题,现将有关正确使用OA系统的注意事项规定如下,望各部门遵照执行。
邮件的使用
电子邮箱——实现各类信息在系统内之间快速、高效的传递,收发文、审批等系统的公文都会以邮件的形式发送到您的邮箱里。电子邮件是办公自动化系统中最基本和最常用的的功能。在使用时应注意以下几点:
如果邮件是发给所有人的,一律在电子公告栏发布,不要在邮箱中传送。
如果邮件是发给部门的,应选择相应的部门发放。
属于厂内形成正式文件,应在发文管理中发放,不得个人随意发放。
邮件内容通过“附加”、“引入”、“创建对象”按钮创建,一般不使用WPS2000。
正确对附件进行查看、启动、拆离。
功能说明:
查看按钮——查看附件的内容。选择“文件\关闭”或者按Esc来关闭附件内容的查看。
启动按钮——用创建该附件的应用程序阅读该附件。
拆离按钮——即将附件的另外保存到硬盘等其他存储介质上。方法是:在“保存附件”对话框中,选择保存该附件的位置,点击“拆离”按钮即可。)
6、由于邮箱的空间有限(仅50M),故不得传送大容量的文件,各用户必须定期删除邮件(先存入垃圾箱,再删除),确保OA的正常运行。
文件发放
属于公文类型的正式文件必须在发文管理进行,只能由文印室的人员根据发文范围发放给相应的部门;不必发送给不相关部门,以确保文件的保密性;在邮箱中属于公文类的邮件,查看后即可删除