文档介绍：文书档案管理工作概要一、文件管理工作(文件?或者问你接触过哪些文件?广义的“文件”指公文书信或指有关政策、理论等方面的文章。狭义的“文件”就是档案的意思,范畴很广泛,电脑上运行的程序等都叫文件)人和机构组织在从事社会活动(履行法定职责、处理各种事务)的过程中必然会产生信息的记录,就是文件Document。我们平时工作生活中随时随地都在产生文件,有些是无用的,有些是有用的,把有用的文件规范的、科学的管理起来,把无用的文件剔除,去其糟粕取其精华,我们要做的工作就是这个。所以我们要全面认识文件理解文件的概念,掌握文件分类的主要方法,掌握文种的用法与特点,掌握文种选择的依据,正确选用文种认识公文格式标准化,掌握公文格式。归档的企业文件材料:企业自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录。企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料,应列入归档范围。文件的形态包括纸质、光盘、录音录像带、照片、实物等各种载体形式。文件的特征:①文件有特定的体式。②文件要同时具有原始记录性、真实有效性。文件的种类:根据形成和作用的具体活动领域的不同,可分为通用文件(在工作中普遍形成和使用的文件,如命令、通知、通报、报告、请示、函等)、专用文件(专项或专业文件,如:涉外文件、审计文件等)、科技文件(在生产、科研、基本建设等活动中形成的文件,如:工程图纸、实验报告等)文件的格式:明确规定公文的外部特征,包括公文用纸技术标准、图文颜色、排版格式与印制装订要求等。格式标准化是一因为行政公文具有法定效力,防止伪造公文,二是有相当一部分公文完成其现行效用后,会转化为档案长期甚至永久保管,所以必须在其生成时就保证它的物质形态符合档案保管的要求。公文用纸一般为A4幅面:210mmX297mm图文颜色均为黑色,排版格式:正文用3号仿宋字体,一般每面排22行,每行排28字。装订要求左侧装订,不掉页。容易褪色的书写材料:红蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔)。打印机、复印机、扫描仪出来的纸质文件材料考虑设备老化,质量下降。文件具体管理工作:文秘部门必须建立健全本单位文件工作的有关制度。包括文件的拟写程序、核稿与签发、会签、印制与复印、用印、收发文登记、传阅、借阅与利用、安全与保密等。一、登记要清楚二、传阅要及时三、催办要认真四、归档要完整五、查阅要有序   档时要保证归档文件符合档案接收范围和质量要求,统一制定本单位接收案卷质量的统一要求;制作和使用统一的文件目录、备考表、案卷目录、卷皮和档案盒等。档案管理工作一要齐全、完整。包括份数、每份文件的页数,如果某份重要证据性文件少了一页,不但大大降低档案的价值,还可能给单位工作造成损失。二要保持文件的有机联系,不同年度(自然年度)的文件材料要分开,一个年度内的同一个工作、同一个问题的文件要组合在一起,在区分年度的时候,应按照规定处理,即:跨年度的请示与批复,放在复文年立卷,没有批复的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结、决算、报表放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;跨年度转发的文件,应放在转发年立卷。“件”的装订,要采用符合档案保护要求的装订材料,把它固定下来,装订前先对“件”内稿本或其他构成文件进行排序,排序顺序一般为:正本在前,定稿在后;正文在前、附件在后;批转、转发