文档介绍：董事长秘书岗位说明书
岗位基本信息
岗位名称
董事长秘书
岗位编号:
HXHL-GLX-BGS-003
所属部门
岗位定员:
1人
直接主管
岗位名称
办公室主任
直接下属
岗位名称
无
岗位职责
计划
任务
1
负责协助董事长做好年、月、周、日工作及个人计划提醒, 并合理安排涉及董事长的计划外事务。
2
负责制定并上报本岗位年、月、周、日工作计划,并对执行结果负责。
工作
职责
3
遵守公司及部门规章制度、操作流程,高效、主动地完成本职工作;
4
负责及时通知董事长参加已邀参加的会议,并负责董事长的会务服务。(会务)
5
负责及时做好需董事长收发、签批、审阅的公文、报表、函件、传真件等,及时转送董事长,不压文件;做好公司电话的及时接听、记录和处理。对办公室文件的管理,分类合理、处理及时、管理规范。(文件信息管理)
6
负责协调董事长及时审批公文,并提醒重要公文及时签批。(审批提醒)
7
负责及时传达董事长的各项指示安排,并协调督办落实。(传达指示)
8
负责按照【保密协议】进行自我日常行为规范管理,严格保守涉及董事长工作及生活的私密内容。(自我规范)
9
负责内部人员接待:与提前预约的员工协调,询问董事长之后安排接见时间。(接待安排)
10
接待来宾、接听电话彬彬有礼,笑脸相迎,茶水相待。询问来宾情况,来访目的,有无预约,并及时向董事长请示。按照董事长意见引见、接待。对应聘人员应亲自迎、送至办公楼大门处,送上企业文化资料。(外来接待)
11
负责对董事长办公室、起居室内务的清洁整理,物品摆放整齐规范,做到窗明几净无死角。(内务要求)
12
熟练掌握计算机操作,进行电子文档管理,完成公司领导交办的文字打印工作。严格执行保密规定,密级文件档案资料单独存放保管。(文字档案)
13
负责董事长日常茶水服务(茶水/20分钟),订餐通知等工作。(日常茶水)
14
负责办公室供奉神位的每日上香、贡品及时更换、神位清洁工作。(神位供奉)
15
负责将董事长的办公电脑每天8::30前打开,打开一拖就传软件,每周杀毒一次。(电脑处理)
16
负责每周清洗一次杯子和茶海。(清洗茶具)
17
负责每日检查董事长办公室办公用品是否需要更新,如检查抽纸、铅笔、签字笔、净化器(每周清洗一次,每天添加纯净水,量不超过不锈钢球的表面)等,花木维护,及时浇水、更换枯萎花木(每周一次清洗、换水,水的位置不超过根的三分之二)。负责办公室观赏鱼的养殖协调管理。(内务管理)
18
负责卫生间卫生:毛巾每周清洗一次,马桶随时清洗,地面随时拖,洗手盆保持干净。(内务管理)
19
负责五号楼内务事项:每周两次大扫除;中午12点左右对接厨师,开门开窗;下午五点前清洗碗筷及生活垃圾,收拾床铺;检查热水器是否关闭;关闭所有窗帘门窗;将床单被罩每月送陈主任家洗涤一次。(内务管理)
20
负责董事长办公室各类钥匙的分配、使用及管理,随身保管,严禁外借。(内务管理)
21
每天8:30前到岗,查看公司办公软件oa系统、董事长邮箱,提醒董事长相关事宜;将办公桌椅、窗台等擦拭一遍,董事长桌上所有物品擦拭完毕后按原位置放置,9点前办公室资料等整理就绪,百叶窗帘拉开至不透明叶片与透明叶片完全吻合交