文档介绍：写好Mail的几点建议
2006/Nov/24
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写好Mail的几点建议
电子邮件已经进入了寻常百姓家中,利用电子邮件进行信息的传递也已经不是什么新鲜的事情了。不过,正是由于它的盛行而导致了一些人书写电子邮件时马虎、草率,有的甚至贻误了良机,带来了一些不良的后果。为此,笔者专门对这个问题进行了一番研究,得到以下一些心得,整理成文,供大家写电子邮件时参考。
1、主题要明确
       正是由于电子邮件相当方便,因此很多人可能每天要处理大量的电子邮件,如杂志社的编辑、政府部分的工作人员等等。如果要从那么多的邮件中让您的邮件“脱颖而出”,那惟一的办法就是把主题写好,这样才会相当醒目,吸引人。注意我们在写主题时切忌浮躁、要本着实事求是的态度,否则人家可能会上当一两回,但绝对不会上当多次的。
2、必须切入重点
现在社会信息多,没有谁会有更多的时间去研读您的信件,因此我们的信件写出来一定要切入重点,不要使用模糊、笼统的字眼。把事情说完就可以了。而且请按照要说事情的重要性依次说出,并且要条理清楚。必要时可以加上1、2、3等作为引导。记住,由于电子邮件较平信的特殊性,没有人愿意在屏幕上去读您冗长的电子文章的!
3、告诉自己期望值
说什么事情都要目的明确,要求对方做什么,都要交代清楚,否则等对方把信件读完后还不知道您要做什么事情,那您的这封电子邮件又有什么用呢?不要让对方去猜测(注意:情书不受此限)您的意思,因为他(她)每天处理的不仅仅是你一个人的信件,如果您的信件让他(她)读起来太费力的话,那下次他(她)可能认为您的信件无关紧要,会忽略掉您的信件,那势必会贻误一些重要事情!
4、语气要适当
既然是信件,那就必须语气适当,您要明确您的这封的读者是谁,是上司,是同事,是情人,是朋友还是其它人。针对不同的对象,我们的语气当然也必须作不同的调整,而且在称呼上也不能够统一用收信人的姓名。可以考虑用王总(上司)、小李(年少的同事)、吴老师(年长的同事)、霞儿(女友)等词,让对方感到温馨、亲切,而不是冷冰冰的机器发过来的信件而已!
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5、语法通顺
  这是对每个人的最起码的要求,我们从小学开始,老师就要求我们语法通顺,否则对方读起来太吃力,而且一下子就会给对方形成您的水平太臭的印象,这对于以后做事是不利的。也许很多人写中文信件时不会有此错误,但是写外文信件时就不能够保证了。因此,大家在写完信件后最好自己整体看一看,然后再发送。千万不要一下就发送出去,因为现在还没有一种软件能够把您发出去的信件收回来!
6、注意格式、礼貌
  既然是信件,当然必须注意常识的格式和礼貌用语。注意FoxMail到现在在格式上仍有错误,他总是把收信人和您好放在一行上,其实