文档介绍：英文书信的结构
商务信 E-mail
报盘例文
商务邀请信
英文传真信头常用缩略语
祝福语
英文书信结构
英式结构即缩进式结构,属于比较传统的结构,即每一段的第一行都向里缩进4-8个字符,且所有段落的缩进距离必须保持一致;称呼顶格写,落款则在中间偏右的位置。
美式结构则是齐头式结构,在商务英语中较流行,尤其普遍运用于电子邮件的交流中,其特点是所有段落的第一行都顶格写,段与段之间空一行,另外称呼、落款等也都顶格写。
英文的书信通常包括6个组成部分:
信头(heading,包括寄信人地址和日期)、
信内地址(inside address,指收信人地址)、
称呼(salutation)、
正文(body)、
plimentary)、
签名(signature)、
有时候还包括附言(postscript)和附件(attachment)
No. 5, Yiheyuan Road Beijing, 100971,        信头 Mar. 15, 2007 Professor John Smith 13 Broadway Avenue       信内地址 San Francisco California 12345  Dear X X X 称呼 I am very glad to hear from you.    ……                          正文    ……                             Yours,Lucy 签名
信头
内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处,并为回复提供联系方式。
很多公司都会印制带信头的信纸。一般来说,人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中,将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。在使用这种信纸打印信函时,一定要注意为信头留出足够的空间。
对于私人商务信函,如求职信等,信头通常写在信纸的右上方。
如果信函的长度超过两页,那么从第2页开始就不再需要信头了,只需写上页码、收件人姓名及日期。
英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别,应遵循从小到大的原则。特别值得注意的是,地址中的标点符号需正确使用。当前的习惯做法是,行末一般不加标点符号,但行中间该加标点的地方,还是不应省略。门牌号码与街道名称之间不加标点,但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。门牌号码和街名或单位名占一行(太长可占两行),城镇名和邮政编码占一行,国名占一行。
然后是发信日期,它是信头的最后一行,可以写成日月年(英式)也可写成月日年(美式),如:May8,1996或8May,1996. 月份要写英文名称,否则有可能产生歧义,如5/8/1996,美国人会理解为1996年5 月8 日,而英国人则理解为1996年8 月5 日。
注意:
1.“年”应完全写出,如2010,不能简写成 10; “月”最好不用缩写,而是完整地写出来; “日”可以用序数词,但最好用基数词; 英式信函日期按日、月、年的顺序,且中间没有逗号,如:12 July 2010; 美式信函日期按月、日、年的顺序,中间加逗号,如:July 12,2010
信内地址 Inside Address
信内地址包括收信人的姓名和地址。封内地址必须和信封地址一致,否则就是出了差错,收信人此时可将信退回或按封内地址转寄。封内地址的第一行是收信人姓名,第二行职务,从第三行开始写收信人地址,写出法原则上和写发信人地址一样。  由于不同国家书写地址的习惯不同,收件人地址应按照对方公司信纸中的信头书写,切勿擅自更改。写在最后一行写上国家名。航空投递的信函,要在信内地址之上注明。以下为几种信内地址的写作实例:
致某公司:
Messrs. Lake Kane& Co.,Ltd.
66 Martins Lane
London EC3V 7BH
致公司中某职位:
The Manager
Eagle Press Inc.
66 Martins Lane
London EC3V 7BH
致公司某人:
Mrs. Jutta Brown
Eagle Press Inc.
66 Martins Lane
London EC3V 7BH
称呼 Salutation
称呼后面的标点英国人习惯用逗号,而美国人习惯用冒号(亲朋好友之间可用逗号)。
如果信是写给公司的,并没有直接的联系人,Dear Madam or Sir。不过这种称呼应尽量避免使用,因为人们觉得它们不能显示足够的友好。在写信给特定的组织时,更愿意使用Dear Member, Dear Customer, 和Dear Human Resour