文档介绍：第三章会议筹备阶段的会务操作
主要内容
拟定会议计划;拟定会议议程、日程与程序;制发会议通知;布置会场;
拟定会议计划
拟定会议议程、日程与程序
制发会议通知
准备会议材料
制作会议证件
布置会场
第三章会议筹备阶段的会务操作
在会前要做的充分的筹划准备工作包括以下九个步骤:
会前准备工作的步骤
会议整体方案的制定
会议议程和日程的拟定
发会议通知
准备会议文件资料
确定会议地点
会议所需用品和设备的准备
布置会场
会前检查
对与会者的热情接待
有备才能无患
一次某地党代表大会的开幕式上,会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌,虽然得到补救,但终是一件憾事,并受到批评。
事情发生的过程是,会务组会前起草的“大会开幕式程序(送审稿)”中列有“奏(或播放)国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时,拟把此项放在大会闭幕式时进行,于是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时,又把该项圈了回来。会务组的同志,凭印象只雇已经删掉了秦国际歌此项程序,而对后来又被圈了回来一事,未加注意,因此对于在大会开幕式上“奏国际歌”一项事前未做准备,当主持人在大会上宣布“奏国际歌”时,无法秦出,一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智,立即上台挥拍领唱,这样才圆了场。会后领导同志说,这一事故该予拢评,吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救,这是好的,这一点值得表扬。
案例
拟定会议计划
一、确定会议的基本要素
第三章会议筹备阶段的会务操作
⑴确定会议的主题和议题。
⑵确定会议名称。
⑶确定会议的议程。
⑷确定会议时间、会期。
⑸确定会议所需设备和工具,要满足会议的需要。
⑹确定会议文件的范围,做好文件的印刷或复印工作。
⑺确定与会代表的组成,不要邀请与会议主题无关的人员参加会议。
⑻确定会议经费预算。
⑼确定会议的餐饮安排。
⑽若是大型会议,还应确定筹备机构与人员分工。
二、成立会务工作机构
一般会务筹备机构包括以下几个小组,各组分工明确,互相协调,既熟记本岗位职责,又要胸有全局。
拟定会议计划
⑴会务组
⑵秘书组
⑶接待组
⑷宣传组
⑸财务组
⑹保卫组
负责会务组织、会场布置、会议接待签到等工作
负责撰写会议方案,准备会议文件和资料,做好会议记录,编写会议纪要、会议简报等
负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作
负责会议的录音录像、照相、娱乐活动和对外宣传报道
负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工作
负责防火、防盗、人身安全和保密工作
拟定会议计划
三、制定会议预算
会议经费的主要来源包括:与会者交费、参展商交费、联合主办单位交费、广告商与赞助商的捐助、公司资金划拨、出版与会议内容相关的出版物、提供旅游等附加服务。
会议主要的经费支出包括:文件资料费、邮电通讯费、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、会议宣传费、食宿补贴费、交通费以及不可预见的临时性开支。
对会议经费的管理要突出成本意识,加强成本控制和预算控制。
拟定会议计划
案例讨论
拟定会议计划
红光总公司将于2008年6月20日召开在“构建企业和谐劳动关系研讨会”,会期一天,届时,总公司将邀请劳动法专家、工会代表和政府相关部门的领导一起探讨在新劳动法实施的背景下如何处理好劳动关系问题。原预计参会人员将达到300余人,实际到会400人。该次会议的与会者每人交费1000元,预计联合主办单位交费5万元(实际交费5万元),预计宣传广告费2万元(实际3万元),预计会议组委会办公费5万元(实际6万元),承办单位的支出和报酬20万(实际20万),预计设备费3万元(2万元),预计营销3万元(实际4万),预计食宿交通费5万元(),。请分别计算预算收入与预算成本、实际收入与实际成本、预算利润和实际利润。计算预算成本收益率和实际成本收益率,说明会议的实际赢利性如何?
制定会议经费预算一方面要本着勤俭办会、节约办会的原则,尽量降低会议的成本,另一方面要有一定的弹性,记住要留有余地。
原则:
拟定会议计划
科学合理
总量控制
确保重点
精打细算
留有余地
预算
拟定会议议程、日程、程序
一、会议议程
会议议程是会议主要活动的安排顺序,即将会议的议题按讨论、审议和表决的次序编排并固定下来,反应议题的主次、轻重、先后。会议议程起着维持会议秩序的作用。
第三章会议筹备阶段的会务操作