文档介绍：物业企业的档案管理郑群慧二0一五年九月一、物业档案:(一)定义:物业档案资料是指从物业公司从事物业管理、服务过程中形成的作为原始记录保存起来,以备考查的文字、图像、声像以及其他各种方式和载体的文件材料的总和。二、表现形式纸张、磁带、光盘、胶片等手写、复印、录像、摄影、晒制、印刷等(四)按表达的方式不同:(一)按载体不同:(二)按记录方法不同:(三)按给合方式不同:图、档、卡、册、表、证、计算机软件、声像材料等。文字、图像、声音等(三)特点:1、从形式上:留下了管理者的笔迹和签名;2、在内容上:记录着物业和关系单位的真实面貌以及管理过程的实际反映。原始性真实性(四)作用:1、凭证作用:物业档案资料既不是事后编写的,也不是任意搜集的,更不是虚假造作的,它是物业管理活动的真迹;具有法律凭证作用。2、参考分析作用:物业管理档案资料不仅记录了物业管理活动的状况,而且记录了物业管理活动的发展,以及探索物业管理发展的成果。它对于查考既往情况、总结经验教训,摸清规律,具有重要的参考作用。(五)档案的内容/类别:1、物业权属资料(技术资料和验收资料);业主资料承接查验资料2、服务提供过程中产生的资料;主营业主收入过程中:如客户服务、环境管理、秩序维护、工程维保等;配套经营收入过程中:如有偿维修、家政保洁、庭院代管、销售案场服务等;3、物业企业内部管理过程中产生的资料内部:如员工档案、培训、企业收发文档案等;外部:行业资料、媒体宣传资料等(六)档案的分类方法:1、时间分类法:按资料产生的时间来分类;例如:发文、员工档案、业主档案等;2、组织机构分类法:按企业内部组织架构例如:如公共设施设备的维修养护记录归入工程部的运行记录;3、事件分类法:按照全宗内档案反映的事件进行分类。例如:社区活动档案;重大事件;承接查验二、物业档案资料管理:(一)物业档案资料管理:包括物业管理机构在物业管理活动中,对管理服务事项的原始记录进行收集整理、归档、检素、保存、分析利用,在某一时点上,及时、准确、全面地反映物业实物形态和使用状况的有关资料与数据。1、档案的收集与整理: