文档介绍：公司行政管理
行政管理是公司管理工作的重要组成部分,也是企业运作的基本保证。做好行政管理工作对于提高工作效率和经济效益具有非常重要的意义和作用。行政管理内容众多,具体繁杂。制度化、规范化是加强行政管理的重要措施,也是行政管理工作量化的重要标志。
第一节会议管理
总则
会议管理的目的是为了改进会风,减少会议、缩短会议时间、提高会议质量。
会议召集
股东大议(股东会)的召开,依据《公司法》的召开,依据《公司法》及公司章程的规定执行,由董事会负责召集。
董事会、监事会的召开,由董事会或监事会董事长召集。
行政、技术会议的召开,如公司领导的办公会、经营活动分析会、生产调度会、安全工作活等由公司总经理或相关主管负责召集。
职工大会由办公室或工会董事长负责召集。
会议通知
召开股东会、董事会按《公司法》规定时间提前通知,召开其他会议至少提前2小时通知参会者。重要会议应以书面方式直接送达参会者,详细告知会议主题、时间、地点、主持人及准备事项等内容。
所有会议都应作好充分准备。会议主持人、召集部门及参会者都应分别做好有关准备工作,包括拟好议程、提案、总结汇报题纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场等一切会议准备工作。
应会人员因故不能参会或按时到位,须提前向会议主持人或召集部门请假。
会议记录
各类重要会议应当对会议所议事项的决定作成会议记录。主持人和记录员应在会议记录上签名。会议记录应妥善保存或存档。
会议文件的产生、归档
会议文件的产生与归档,按发文规定办理。
会议决议的落实现与检查
会议决定、决议事项,需要贯彻落实的,按下列方式处理:
由与会者负责贯彻落实的事项,由与会者根据会议决定或决议精神组织贯彻落实。
由有关部门承办落实的事项,由会议主持人或召集部门以书面形式通知有关部门贯彻落实,并检查落实情况。
涉及内容较多、贯彻落实面广的会议决定、决议事项由会议召集部门拟出会议纪要或议事纪要,经会议主持人审批后,以书面形式下发执行。
董事局会议
会议层次
根据研究内容、召集人及主持人的职级、参会人员的范围,董事局的会议可分为如下五个层次:
①董事局常务会
董事局常务会由董事局董事长召集和主持,原则上每月召开一至二次,具体时间根据工作情况而定。参会人员范围为:董事局成员、董事长指定的有关人员。主要是研究决定企业发展过程中带全局性质的重大问题和重大决策事项。
②董事局办公会
董事局办公会由由董事局董事长召集和主持,若董事长出差在外,必要时可委托副董事长召集、主持,原则上每周一上午召开,参会人员范围为:董事局成员、董事局各部门负责人。主要是研究、协调、解决企业日常工作中遇到的有一定份量的工作和问题,检查落实上周的工作完成情况,布置本周的主要工作。
③董事局专题会
董事局专题会可由董事长助理、副董事长或董事长召集、主持,为不定期召开。主要是研究、协调、决定企业发展过程中某一方面或某个部门的问题或事项,参会人员根据实际情况而定。
④董事局工作联席会
由董事局董事长召集、主持召开。一般为一个季度召开一次,必要时可召集临时联席会议。主要是通报内部情况,协调、研究、解决企业内部和相关企业的重大工作及协作工作,参会人员为董事局各部门负责人、各企业公司董事长、总裁、各参股、控股公司负责人。
⑤董事局检讨会
每月召开一次“董事局检讨会”,深刻反省董事局和成员的“昨开”,严肃认真分析“今天”,信心百倍地讨论“明天”。
会议程序
一般由董事局办公室收集议题,呈报董事长或主持会议的领导同意后提交会议研究讨论,办公室通知有关人员参加会议并认真做好会议记录,会议决定的事项要以会议纪要形式印发执行,办公室还要对会议纪要的贯彻落实情况进行检查和督办。
企业的重大决策一律提交常务会由董事局成员集体研究讨论。
第二节保密管理
总则
实行保密制度的目的是为了保守企业秘密,维护企业利益。
企业秘密是将关系到企业的权益和利益,依照特定程序确定,在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
企业所属公司、企业以及员工都有保守企业秘密的义务。
企业保守工作,实行既确保秘密又便利工作方针。
对保守、维护企业秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或员工实行奖励。
保密范围和密级确定
:
①重大决策中的秘密事项;
②尚未付诸实施的经营战略、经