文档介绍：采购业务流程及管理制度
总则
第一条采购部门的划分
:由采购部门负责办理。
:由办公室或办公室指定的部门或专人负责办理。
,必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。
第二条采购作业方式
一般情况,采购部门依材料使用及采购特性,选择下列一种最有利的方式进行采购:
:凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利,采购前,先通知请购部门依计划提出请购,采购部门集中办理采购。
:凡经常性使用,且使用量较大的材料,采购部门应事先选定供应厂商,议定长期供应价格,批准后通知请购部门依需要提出请购。
,不得私自变更、替换现有材料供应商;如有更适合供应商而需要替换原供应商的,采购部必须提交书面变更供应商陈述材料,获得书面批准后方可变更。
、议价结束后,需公司主管领导书面同意方可定价,否则公司不予认可价格;由此引起后果由责任人负全责。
,否则视为无效。
。
第三条采购作业处理期限
采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需,分类制定材料采购作业处理期限,通知有关部门以便参考,如果有变更时,应立即修正。
采购作业处理
第四条询价、比价、议价
(一)经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后,以电话或其他联络方式向供应厂商议价。
(二)凡是最低采购量超过请购量的,采购经办人员在议价后,应在请购单中注明,经主管签字确认后上报。
(三)采购经办人员接到“材料采购单”后应依采购材料使用时间的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价,经分析后进行议价,议价结果书面上报主管领导。
(四)采购部门接到请购部门(生产部、总经理办)以电话联络的紧急采购情况,主管应立即指定经办人员先行询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办理。
第五条订购
(一)采购经办人员接到经批准的“材料采购单”后,应以“订购单”向厂商订购,并以电话或传真确定交货(到货)日期,同时要求供应商在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”,材料需按款号标明分包包装。
(二)若属分批交货者,采购经办人员应在“材料采购单”上署名“分批交货”以供识别。
(三)采购经办人员使用暂借款采购时,应在“材料采购单”上署名“暂借款采购”,以供识别。
第六条整理付款
,经与供应商送货核对无误后,于第二日将原始单送会计部门。
,请购部门应依照实收数量,进行整理付款。
,才能依照实收数量进行整理付款,否则仅依订货数付款。
价格及质量的复核
第七条价格复核与市场行情资料提供
,并建立厂商资料,作为采购及价格审核的参考。
,提供市场行情资料,作为材料批准价格的参考。
第八条质量复核
采购部应就企业内所使用的材料质量予以复核(如材料选用、质量检验等