文档介绍：第一章总则第一条为确保公司业务、建设、审批各项记录的真实性、系统性、有效性和完整性,通过对档案材料的管理,更好地维护公司形象与利益,完善建档归档工作,特制定本办法。第二条本办法适用于公司行政管理、销售、工程建设管理活动中形成的各种文件资料、合同、协议,各类建筑工程图纸、图片、声像档案材料及电子软件和荣誉实物档案的管理,凡属本公司立项的业务、审计、咨询项目等均要立卷归档。第二章档案材料的生成第三条各职能部门负责将形成的档案材料,分类、组卷,在规定时间内(由各类型档案分别确认)向综合管理部移交。综合管理部资料管理员负责各部门材料的接收、归档、记录与管理,并对公司各部门档案进行登记、保管、借阅。第四条综合管理部指定专人保管档案材料,将档案材料放入专门的文件橱内,并达到防火、防盗、防虫、防潮、防尘的要求。第五条档案管理人员要注意档案的保密,不得遗失,一旦遗失,查清责任后由责任人填写遗失单,并接受公司相应处罚,重要资料及时报案查找。第六条公司人员如离职或调岗,在离职或调岗前要做好档案的交接工作,避免遗失、泄密现象的发生。第三章档案立卷归档第七条移交档案材料按要求分类、组卷、编目、编号、归档。根据档案管理目录体系,建立档案备查簿及相关子目录体系,填写文件卷内目录,并按其归档类型、基础情况(如时间、名称等)、机密程度、保存时间等进行统一管理。归档材料应严格按照要求整理,装订成册,编号入档,分类存放。第四章档案借阅、使用权限第八条各部门人员根据工作需要,按照使用权限,可到综合管理部查阅使用。第九条机密档案按照查阅的权限进行查阅使用。其中机密档案包括:1、各类建设相关批件、证书;2、大宗经济合同;3、建筑、结构设计图纸(含电子版)、地质勘察报告、工程建设竣工决算报告;4、公司策划方案(含电子版)5、工程招标标底、评标情况,对外投标报价和标价计算依据,定标鉴定前的工程概算;6、有关合同中双方约定保密的内容;7、对外承包跟踪情况,夺标措施;谈判策略,对外投标保函,承包项目预算和盈方情况。第十条查阅档案资料要办理借阅登记手续,查阅完毕后及时归还。查阅一般资料,经相关部门领导批准并填写借阅/复印记录后方可借阅或复印。查阅机密档案资料,必须经总经理批准并填写借阅/复印记录后方可借阅或复印。第五章档案鉴定销毁第十一条公司成立档案鉴定小组,根据档案内容的重要程度和保存期限对到期档案进行鉴定。第十二条根据鉴定小组的鉴定结论,由综合管理部填写到期档案销毁目录记录,报总经理批准后,予以销毁。第六章违反档案规定的处罚措施第十三条对应归档文件材料拖延不归档的责任人,视情况予以罚款处理。第十四条损坏、丢失、涂改、伪造或擅自销毁公司具有保存价值档案的,给予责任人行政处分。第十五条工作中玩忽职守,造成泄密或档案损失的,根据情节严重情况,给予责任人罚款、辞退、追究其法律责任等处分。第十六条其他违反公司档案管理规定的相关行为依照公司相应处罚制度执行。各专业档案分类及编号第十七条档案的类别共设置6个一级类目(大类):行政类、财务类、人力资源类、业务管理类、基础建设类、设备仪器类。有些档案难以归入上述6个大类时,可根据实际需要增设一级类目。根据职能活动和档案形成的特点,每个大类下设置若干个二级类目(属类)。档案分类应力求切合实用。如果因案件较多,二级分类不够应用时须在第二级之后增设第三级“细类”。如案件不