文档介绍：北京数字档案馆标准体系建设之《综合档案馆档案数字资源管理规范》解读北京数字档案馆标准体系建设“八个标准”之一的《综合档案馆档案数字资源管理规范》于2016年10月19日由北京市质量技术监督局正式批准发布为北京市地标,2017年2月1日起开始施行。为更好地理解和执行《综合档案馆档案数字资源管理规范》,现对《规范》进行一些解读。一、《规范》的出台背景当今社会信息技术飞速发展,信息化浪潮席卷全球,我国信息化建设的推进、电子政务的应用,对档案和档案工作产生着巨大影响。近年来,在国家档案局“存量数字化、增量电子化”战略部署下,北京市各综合档案馆馆藏档案数字化工作有步骤推进;同时,各综合档案馆也陆续接收电子档案,产生了大量档案数字资源。《北京市“十二五”时期档案事业发展规划》将建设区域性数字档案馆列入工作目标,而《规范》是区域性数字档案馆标准体系建设的重要内容之一。目前,我们正在建设数字档案馆系统,全市档案数字资源都将在该系统中运行,迫切需要一套档案数字资源的管理规范。在总结以往人工管理、系统管理经验的基础上,以数字档案馆为依托,找规律、定规则,研究制定出了一套适用于综合档案馆档案数字资源管理的规范,这对北京市综合档案馆档案数字资源的共建共享具有现实指导意义,又为顺利建设区域性数字档案馆提供规范性支撑,引领全市档案数字资源管理工作向规范化、科学化方向迈进。二、《规范》的主要内容《规范》正文共包含8章,分别为总则、整理、建库、存储、利用、维护、传输和安全,合计47条。《规范》本着统筹规划、集中管理、分权负责、全程监管的原则,从综合档案馆档案数字资源的技术流程、数据类型、管理和技术要求三个维度来分析,实现对馆藏档案数字资源全生命周期的规范化安全管理,对综合档案馆馆藏档案数字资源从整理到维护,以及传输和安全等工作提出了技术要求和管理要求。总则本章主要对档案数字资源提出了总体要求,包括规划、安全保障、制度流程、软硬件建设等。档案数字资源管理工作首先应确定好总体原则,编制中长期规划,且规划要与本地区、本行业、本单位信息化建设相适应。其次应建立安全保障体系、各项制度,确保档案数字资源的安全。最后,档案数字资源管理需要依靠软硬件基础设施和业务系统来开展,故提出了软硬件选型和建设的总体要求。整理理想情况下,接收进馆的档案数字资源,无论是电子档案本身,还是传统档案的数字化副本,数据格式都应该是规范的,否则,不予接收或重新修正。但现实工作中,由于多种原因,仍然存在不规范的馆藏档案数字资源。例如,北京市档案馆接收的奥运专题档案,由于版权属于国际奥委会,形成后不能擅自更改内容或形式,只能接收进馆后,用数字化副本来规范;又如,许多单位早期纸质档案数字化副本分辨率、展现形式等都不符合现有规范;因此,本章主要针对现实中存在着的不规范的馆藏档案数字资源的规范、整理提出具体要求、细则。整理档案数字资源时应先备份,避免整理出现问题时无法恢复数据。整理应在临时处理库中进行,而不是直接在正式的档案数字资源库中进行,避免操作失误导致正式的档案数字资源库破坏或失效。整理档案数字资源不是随意行为,想改就改,故应先履行审批程序。对于档案数字资源的格式、元数据、目录著录项《规范》中都提出了具体的要求,其他未提出具体要求的可参考相关规定。建库存储、管理档案数字资源需要依赖资源库来开展,本章主要对建设档案数字资源库