文档介绍：加强档案管理,助推物业企业上水平
物业管理工作形成的文件主要有两大部分,即物业管理公司日常运作形成的普通管理文件和物业管理实际操作接收和形成的多种专业性文件,这些文件完成了现行功能之后,就过渡为物业档案。
随着房地产尤其是物业管理市场的建立和完善,现代物业企业对档案资源的依赖程度逐渐增强,档案资源已经成为现代物业企业经营管理不可或缺的重要资源。在
现代物企业里,企业的重大决策、服务品牌和人事管理、提高企业服务能力和竞争力、建立和传承企业文化等都离不开档案,离不开对档案资源的管理。
一、加强档案管理,经济效益上水平
实现经济效益是企业追求的目标,物业管理企业也不例外。档案管理的重要地位不容忽视。
一方面档案资源可以发挥证据作用,为物业企业防范风险挽回经济损失。比如:1999年10月16日下午,马乐与同学到天津市河东区丽苑小区云丽园荡秋千,在玩耍中马乐不慎被秋千顶端的轴夹破手指,后经手术,右手中指末节部分被截指。马乐因此将该秋千购置单位小区开发商与天津市幼教用品实业公司以及小区物业管理公司告上法庭。要求赔偿原告医疗费、残疾者生活补偿费、精神损害赔偿费、。后经查证,物业公司于2000年1月1日正式接管该小区进行物业管理,事发时物业公司尚未对云丽园进行物业管理,所以法院不支持原告要求物业公司进行赔偿的主张。
再比如,2001年7月18日碧华里小区5号楼4楼房屋漏水,将屋内木地板泡了起鼓,为此该业主要求物业公司赔偿其经济损失近10万元。物业公司经过查证该业主办理入住手续时的《房屋验收单》,证明入住时该房屋各项设施设备完好。该业主在铁证面前无言以对。
一个物业企业在管理、服务等过程中,通过对档案资料的开发利用,减少了内耗,相对地节省了人力、物力、财力和时间,本身就是降低成本、提升利润的表现。
另一方面加强档案管理可以防止知识流失。员工是物业企业人力资本,也是“知识资本”或“智力资本”,作为一种无形资产和源泉,其掌握物业知识和管理经验存储在人的大脑里,尤其是物业管理作为一种共生性的服务工作,服务受众对服务者的认可度是需要时间和过程的,如果不及时加以保留和保存,一旦人员流动或变化,企业将承担知识流失的风险和高额人力资源成本。
二、加强档案管理,领导决策上水平
北宋皇帝本着“明乎得失之迹,存王道之正,垂鉴于后世”的宗旨,责成司马光编著了历史史卷《资治通鉴》。档案资源是历史的活化石,使历史经验和教训的总结,对于企业决策、制定战略具有借鉴作用。借鉴以往的经验,吸取以往的教训,可以使企业领导的决策更加适应市场要求,更加有利于企业发展,更加受到员工拥护。档案资源在企业的决策过程中,扮演着参谋的角色,为领导的决策提供了重要依据。另外,借鉴其他物业企业的成果,利用物业协会和物业办他人的知识信息和资源,为企业发展决策服务也是很重要的。这需要物业企业密切与开发商、业主会、行业主管部门和其他物业企业的关系,获取更多的学习和获取知识的机会,为我所用,更好地充实企业档案和发挥档案的参谋作用。
首先是档案人员不但要在领导决策前根据决策要求,收集所有档案信息,提供相关原始资料和准确完整的数据,还要在决策执行过程中,当好领导的参谋。为领导提供有价值的材料,供领导借鉴;其次在决策落实后,更要做好收集、整理工作,将决策