文档介绍：第十四章采购与付款循环审计
考虑财务报表项目与业务循环的相关程度,采购与付款循环所涉及的财务报表项目主要是资产负债表项目,按其在财务报表中的列示顺序通常应为预付款项、固定资产、在建工程、工程物资、固定资产清理、无形资产、开发支出、商誉、长期待摊费用、应付票据、应付账款和长期应付款等;所涉及的利润表项目通常为管理费用。
第一节采购与付款循环的特性
采购与付款循环的特性主要包括两部分的内容:一是本循环所涉及的主要凭证和会计记录;二是本循环涉及的主要业务活动。
一、涉及的主要凭证和会计记录
采购与付款交易通常要经过请购——订货——验收——付款这样的程序,与销售与收款交易一样,在内部控制比较健全的企业,处理采购与付款业务通常需要使用很多凭证和会计记录。典型的采购与付款循环所涉及的主要凭证和会计记录有以下几种:
(一) 请购单
请购单是由产品制造、资产使用等部门的有关人员填写,送交采购部门,申请购买商品,劳务或其他资产的书面凭证。
(二)订购单
订购单是由采购部门填写,向另一企业购买订购单上所指定商品、劳务或其他资产的书面凭证。
(三)验收单
验收单是收到商品、资产时所编制的凭证,列示从供应商处收到的商品、资产的种类和数量等内容。
(四) 卖方发票
卖方发票是供应商开具的,交给买方以载明发运的货物或提供的劳务、应付款金额和付款条件等事项的凭证。
(五)付款凭单
付款凭单是采购方企业的应付凭单部门编制的,载明已收到商品、资产或接受劳务的厂商、应付款金额和付款日期的凭证。付款凭单是采购方企业内部记录和支付负债的授权证明文件。
(六)转账凭证
转账凭证是指记录转账交易的记账凭证;它是根据有关转账业棼(即不涉及库存现金、银行存款收付的各项业务
)的原始凭证编制的。
(七)付款凭证
付款凭证包括现金付款凭证和银行存款付款凭证,是指用来记录库存现金和银行存款支出业务的记账凭证。
(八)应付账款明细账
(九)库存现金日记账和银行存款日记账
(十)卖方对账单
卖方对账单是由供货方按月编制的,标明期初余额、本期购买、本期支付给卖方的款项和期末余额的凭证。卖方对账单是供货方对有关交易的陈述,如果不考虑买卖双方在收发货物上可能存在的时间差等因素,其期末余额通常应与采购方相应的应付账款期末余额一致。
二、涉及的主要业务活动。
在一个企业,如可能的话,应将各项职能活动指派给不同的部门或职员来完成。这样,每个部门或职员都可以独立检查其他部门和职员工作的正确性。下面以采购商品为例,分别阐述采购与付款循环所涉及的主要业务活动及其适当的控制程序和相关的认定。
(一)请购商品和劳务仓库负责对需要购买的已列人存货清单的项目填写请购单,其他部门也可以对所需要购买的未列入存货清单的项目编制请购单。大多数企业对正常经营所需的物资的购买均作一般授权,比如,仓库在现有库存达到再订购点时就可直接提出采购申请,其他部门也可为正常的维修工作和类似工作直接申请采购有关物品。但对资本支出和租赁合同,企业政策则通常要求作特别授权,只允许指定人员提出请购。请购单可由手工或计算机编制。由于企业内不少部门都可以填列请购单,不便事先编号,为加强控制,每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准。
请购单是证明有关采购交易的“发生”认定的凭据之一,也是采购交易轨迹的起点。
(二)编制订购单
采购部门在收到请购单后,只能对经过批准的请购单发出订购单。对每张订购单,采购部门应确定最佳的供应来源。对一些大额、重要的采购项目,应采取竞价方式来确定供应商,以保证供货的质量、及时性和成本的低廉。
订购单应正确填写所需要的商品品名、数量、价格、厂商名称和地址等,预先予以编号并经过被授权的采购入员签名。其正联应送交供应商,副联则送至企业内部的验收部门、应付凭单部门和编制请购单的部门。随后,应独立检查订购单的处理,以确定是否确实收到商品并正确入账。这项检查与采购交易的“完整性”认定有关。
(三)验收商品
有效的订购单代表企业已授权验收部门接受供应商发运来的商品。验收部门首先应比较所收商品与订购单上的要求是否相符,如商品的品名、说明、数量、到货时间等,然后再盘点商品并检查商品有无损坏。
验收后,验收部门应对已收货的每张订购单编制一式多联、预先编号的验收单,作为验收和检验商品的依据。验收入员将商品送交仓库或其他请购部门时,应取得经过签字的收据,或要求其在验收单的副联上签收,以确立他们所采购的资产应负的保管责任。验收入员还应将其中的一联验收单送交应付凭单部门。
验收单是支持资产或费用以及与采购有关的负债的“存在或发生”认定的重要凭证。定期独立检查验收单的顺序以确定每笔采购交易都巳编制凭单,则与采购交易的芦完整性”认定有关。
(四)储存已验收的商品