文档介绍：审计自查报告大区审计部: 我公司针对《关于开展加强企业基础管理、提升企业监督水平活动的通知》其中关于20**年审计过程中发现的共性及典型问题,对公司内部相关部门进行了自查,内容如下: 一、销售处公司销售处严格遵守股份公司相关部门及内蒙古大区关于销售管理的各项政策及相关规定,基本上未出现违规违法情况。并且在以后的销售过程中阿旗销售处将更加严格的遵守股份公司及公司大区的规定。二、设备管理处、供应商的选择 1、设备部对所采购的相关备品备件,具备原厂家采购要求的无特殊情况,为保证设备及备件的一致性均从原厂家直接采购,避免中间商参与,有效控制采购成本。除特殊情况,标的价值不高从中间商购买,价格基本与原厂家价格持平或无重大偏差。总部给予提供中标单位的,我部门严格按照总部提供的招标参考价格及供应商名单,针对自身实际工矿使用条件进行选择供应商。比如长城合成油,我部门严格按照总部要求从遵化润滑油销售有限公司购买,价格执行统一招标价格,附有供应商报价单。部分矿山用油及车用油,因总部无招标、零星采购,由我部门自行采购,进行寻比价购买。在购买过程中稳定现有的供应商,争取在以后的采购过程中努力控制采购成本。 2、设备部对大额、规格标准统一的备品、备件进行招标,根据附近供应商加工能力、供货能力圈定供应商范围,基本保持同等水平,比如托辊、滚筒招标,水泥散装罐招标,都严格执行招标规范及招标指导办法执行,现场评委单独赋分及主任评委审核。因实际采购过程中对于部分备品备件无统一招标范围,零星采购及紧急采购的备品备件无招标,在以后采购过程中,尽量对范围统一的、不需要紧急采购的备品备件进行招标! 3、我部门所进行的备品备件寻比价都尽量统一在相同品牌,税率及供货周期,付款方式统一,个别没有标明的在此次整改之际坚决杜绝。 4、部分通用的备品备件在不能确定价格范畴的情况下,我部门尽量询问相关子公司的价格,争取做到持平或略低于其他子公司的采购价格,并作参考。比如板式冷却器、锚固件的采购等都不高于其他子公司的采购价格。整改措施: 1、严格执行总部战略招标的结果,依据我公司设备现状合理选择中标供应商。 2、备件采购尽量由原厂家直接购买,在保证设备及备件的一致性的同时,也减少中间供应商的参与。 3、通用备件在我公司所处的特殊地理位置的情况下,根据近几年的供应商供货能力等综合因素,圈定优秀、稳定、可靠的供应商,并努力发展新入围供应商,形成通用备件的供应梯队,并对稳定供应关系的供应商进行半年或季度考核,及时考察新入围供应商,严格界定新入围供应商的条件。、供应商的管理 1、对于长期供货的供应商极少数存在档案不全。 2、部分供应商缺少定期评价。整改措施: 1、设备部将借着此次自查机会,重新梳理供应商档案,争取在本年度5月30日之前做到供应商档案的健全、合理。 2、对于缺少供应商评价的我部门将在本年度5月30日之前补充,完善。、合同履行 1、合同条款表达存在异议及纠纷。 2、少数合同无签字盖章。 3、相关备品备件缺少检斤。整改措施: 1、对于合同条款表达异议及纠纷的合同,我部门将所签订的合同按照审计部门提供的合同样本草拟,签订。如有表达不严密的条款,我部门将及时与审计部门沟通,完善。 2、严格执行“委托代理人签字并盖章生效”条款。 3、重要备件做好检斤及抽检,并在以后的工作中,对于需要检斤及抽检的备件会同相关工程师及委托验收结果形成书面验收单,交由库房保管员存档。、发票管理 1、发票入账不及时 2、发票管理混乱整改措施: 1、对于当月可以履行的发票一定及时催办,入库。 2、严格约定发票类别及税率要求。、入库管理 1、入库不及时 2、库管员缺少合同对照无法验收整改措施: 1、及时签订合同,如无特殊使用要求及时间要求的,应签订完合同以后再备件入库,时间上有特殊要求的备件,合同无法及时形成的,应健全书面紧急采购计划,并将紧急采购计划交由库房库管员,让库管员做到知情。 2、以后健全入库对照制度,即采购员持合同与库管员当面验收,验收完毕及时入库,争取品牌、配置与合同及使用要求相符。三、供应管理处 1、EMES物流平台信息公司建立物流系统的起始时间为20**年6月,平台经过两年时间的运行,存在以下问题: 辅材采购员采购界面存在平台合同编号录入混乱等情况。计划核算员的需求计划审批界面有少部分应退回,未及时处理的情况,收发存界面有科目类别账面出现负数等待网络管理员处理。以及平台有自身数据不能及时上材料明细账等平台自身系统问题待处理。整改措施: 由计划员与网络管理员于5月底对各个岗位物资平台进行维护,包括需求计划、采购任务、库管员实物入库界面,进行详细的跟踪,并对出现问题的环节,协同网络管理员及时处理,保证物资工作的畅通。 2、市场资源考察和调研 20**年的考察工作不够全面具体,没有形成定期的书面考察报告,