文档介绍：会议流程及服务标准会前准备办公室人员收到会议通知,首先需问清楚会议服务要求,然后将具体安排转告会务工作人员,由会务工作人员准备会议前工作,了解与会人员的相关资料,并做好会务登记,保持良好的信息沟通,促进会议的顺利进行。确定会议的出席人数,根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地,并对会场的各项设施进行认真检查。草拟会议议程,经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排,议程中应涵盖主题、时间、地点,参加人员及议题安排等具体事项,开会之前要将会议议程传达给与会人员。合理安排相关会务工作人员,其工作人员要做到以下几点:仪容仪表(1)着装统一整洁,不穿拖鞋、响钉鞋。(2)接待人员短发不遮眼,长发后梳成马尾或盘髻。要求化淡妆,不浓妆艳抹,不佩戴首饰。(3)坐站姿势规范端庄,不翘腿。语言(1)语调温和亲切,音量适中,普通话规范。(2)语言文明礼貌,适时运用“您好”、“您请用”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。(3)对服务对象主动打招呼,不漫不经心,不粗言粗语,不大声喧哗。态度(1)敬业、勤业、乐业,精神饱满,彬彬有礼。(2)微笑服务,态度诚恳、热情、周到。(3)工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。(4)解释问题有礼有节。(四)纪律(1)会议服务前不吃异味食品。(2)不在会议期间使用电话。(3)服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。(4)严格遵守职业道德。办公室应在会议召开前一天,以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。重要会议的召开,应提前做好必要的彩排工作,会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范,并测试投影仪等电子设备是否能正常使用。会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好,并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买;如会议结束后有安排宴会的要求,应确定宴会时间,选好宴请场所,并根据公司接待预算的金额确定菜单;宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。参照与会人员的名单制作名牌,名牌以红底纸张打印,上面分别注明单位名称,名字及职位,注意文字大小适当,清楚易识。,并使用两面三角名牌架摆放。会场的座次安排要分清主次,特别是有贵宾参加会议的情况下,更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放,并多预留两到四位。会务工作人员进行会场布置:(1)检查会议室卫生情况(桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、杯具、水壶等),确保会议室整洁及会议用品的清洁。根据与会人员的人数摆放好演讲台、桌椅、横幅(会标)、桌牌、花草、签到桌、指示牌、果盘、笔、本、会议议程及其他会议所需要的文件。(2)采用拉线的方式,确保桌椅、杯具等会议用品的整齐摆放。摆放花卉时,如椭圆长桌中间空地、会议室角落,另外会议桌上也可订做鲜花花束,但要把握好尺寸,不可过大过高,花卉颜色可视会议主题而定。(3)根据会议议程,合理安排与会人员的座位、座牌、发言人、领导人讲话顺序、其它会议物品以及是否需要音乐、是否需要投影仪等,及时检查确保所需物品的齐全,做好会议前的准备工作。(4)根据发言人位置摆放话筒,并调试(话筒位置的高低、效果及接口等),确保话筒及音量正常,如需要音乐,要提前试播,确保正常播放;如需要投影仪,则根据会议实际需要确定投影仪、幕布的摆放位置,由工作人员进行调试。准备并调试好备用话筒,以备会议过程中话筒突发情况,