文档介绍：为加强财务管理,规范财务工作,促进公司经营业务的发展,提高公司经济效益,根据国家有关财务管理法规制度和公司章程有关规定,结合公司实际情况,特制定本制度。
本公司现暂时划分为两大部门,即销售部和综合部,各部门有相应的费用报销项目、负责审批的领导及审批流程,请各位员工务必清楚自己所属的部门并严格遵守。
员工在需要发生费用前应先以电子邮件方式向相应的领导申请,费用发生后需先填写“费用审批表”,连同消费票据交由相应领导审批,总经理审核签字后交财务核报。
一、销售部费用报销项目及审批制度。
1、销售部设有若干销售团队,每个团队有相应的销售经理,均受公司经理管理辖,现暂由公司经理兼任销售经理,其上级领导为公司负责人。
2、销售部日常支出费用包括印制名片、洽谈业务请车、员工交通费、文件快递费、招待费、差旅费、礼品采购、样板和货物运输(公司/物流广州点至客户处),均需填写“费用审批表”,交相应领导审批。
3、销售人员因工作需要招待客户或赠送礼品的,应事先向相应的领导主动说明情况,单笔票据在少于500元由销售经理审批,多于500元(含500元)由公司负责人审批。
4、销售人员出差必须填写《员工外勤单》,报销售经理审批准,紧急情况下可电话确认。
(1)员工出差使用交通工具为火车、汽车、轮船等普及工具。
(2)特殊情况,经公司负责人批准后,可选择飞机。
(3)违反公司规定使用交通工具,一律按火车票报销(超出部分由个人支付)。
(4)出差目的地交通工具应尽量使用公交车、中巴等,如因特殊情况,可以乘出租车,但需在票据上注明起始地点和原因。
(5)员工出差期间,标准内住宿费用实报实销(但不包含酒店清单上所列私话、餐费、洗衣费等费用)。
(6)员工外出期间产生的公务费,如邮电费、文件复印费、传真费等,实报实销。
(7)销售人员出差省级城市必须提供住宿票据(正规票或盖有住宿单位公章的收据)并有日期。
(8)国外出差报公司负责人批准。
(9)差旅人员在出差回公司三天内办理报销手续,报销时由出差人填写报销凭证,写明时间、地点、费用等,由销售经理签字。报销费用超出标准(标准后续)须由公司负责人审批;已由对方业务单位或人员报销的,公司不予重复报销。
5、单笔报销金额或单笔票据报销金额在少于300元的,由销售经理审批,多于300元(含300元)的由公司负责人审批。未经审批,擅自购买者不得报销。财务人员审核时应对照已收到的申购单。
6、报销总金额多于500元(含500元)需提前一天通知财务部以便备款。
7、销售人员因业务需要借资的,借支金额单笔少于2000元由公司经理审批,多于2000元(含2000元)由公司负责人审批。借款未还者原则上不得再次借款,逾期未还借者转为个人借款从工资中扣除。
8、样品申购需填写“物品申购表”交公司负责人审批。
二、综合部费用报销项目及审批制度。
1、综合部细分为行政部和采购部,领导人为综合部经理,其上级