文档介绍：行政事务管理制度
(试行)
一、 目的
为确保本杂志社行政管理事务处于受控状态,规范行政事务管理工作,提高办事效率,加强过程及结果管控,特制定本制度。
二、 适用范围
本制度适用于本社行政事务活动进行管理控制。
三、主要职责
1、行政办公室负责本社行政事务的归口管理。负责文件、档案、劳动纪律、行为规范、安全、公共关系、后勤等行政事务的管理。
2、负责社长办公室有关行政事务的管理
3、负责本社作息时间、出勤等有关行政事务工作的管理。
4、财务部负责本社财务、会计、税收等行政事务的归口管理。
5、负责本社有关的各项行政事务的管理。
四、行政事务管理主要范围
(一)主要事务:
办公用品、印章管理、文印名片、作息管理、例行汇报、工作秩序、会议管理、网络管理、企业文化、公关接待等其他事务,收发管理、办公车辆管理、办公易耗品、安全消防、环境卫生、劳保管理、其它后勤保障等工作
(二)作息管理
本社实行周一——周六工作制,享受国家法定假日。员工请假,应事先填写
“请假条”,按照程序审批。员工因公外出,需在前台进行登记,并保持通讯畅通。特殊、紧急情况必须事后补单。
(三)办公秩序、工作作风、服务标准、劳动纪律及行为规范
1、综合办公区秩序
①工作时间应文明办公,不得谈论私人话题,不随便串岗。办公时间要保持办公区肃静,办公期间应尽量讲普通话,严禁大声喧哗、聊天、嬉戏、打闹。
②研究、讨论工作应到会客室或会议室,或在相邻座位小声、简短交谈,以免影响办公区秩序。
③外来办事人员要安排在会客区域或会议室接待。
④接待本社外部人员要主动热情、友好大方,认真维护本社形象。
⑤请求帮助,应征求意见,以商量的口吻,顾全大局。
⑥需进入其他部门办公室,应事先敲门,待允许后方可进入。办公室无人时,非该办公室工作人员不得擅自入内。
⑦每个员工应保持24小时手机开机,若本社领导或同事呼叫应主动接听或及时回电。
⑧任何时候不得坐在办公桌上(包括午休时不得将脚翘在办公桌上和全身睡在办公桌上)或有其他不文明行为。
⑨办公区内不得私自使用与工作无关的电器,不得违章操作电器设备或办公设施,做到节约用水、用电,随手关灯、关水,人走灯熄,离开1小时以上应关掉空调,下班时应关好门窗、灯、电脑、饮水机等,关掉用电设备(网络服务器等除外)。违者罚款10元/次,若造成经济损失要负责赔偿。
⑩办公室内重要物品、资料应存锁于抽屉或文件柜内,现金不能留存在办公室。财务人员现金必须放存于保险柜,并且不能过夜存放。否则造成一切后果由部门或个人自行承担相关责任。
2、员工工作作风:爱岗敬业,团结协作。做到“遵章守纪,诚信敬业”,“当日事当日毕,不完成任务不下班”。
3、员工服务标准:您的满意就是我的工作标准。公务接待和指引来访人员,应热情主动,搞好窗口服务,能满足的要求要及时予以办到。不能满足的要求要及时予以答复,并耐心说明原因。对不属于自己职责范围的要礼貌指引责任部门;本社同事之间互为服务关系,遵循前述原则和方法。
①接听和拨打电话的服务标准:
A)在电话响铃三声之前应主动接听电话。
B)接听电话应使用普通话,做到声音亲切、清楚,语气和蔼友善,使用规范的礼貌用语,语言简洁明了。
接听重要电话应做好电话笔录,不得发表有损本社形象和利益的言论,不得在电话中高谈阔论,不得长时间占线,保持接听电话仪态端庄,不得有肩夹电话等不雅姿态。
接听外线:应主动报出本社名称,统一使用称呼: “您好!中国西部杂志社!”等。
接听内线:部门人员接听电话时应主动报出所在部门的名称,称呼:
“您好! XX(部门名称)!”当被呼叫人员不在座位上时,应礼貌告知并做好留言记录及转告。
拨打外线:“您好!我是中国西部杂志社XX部的XXX!请帮我找XX听电话好吗?”
拨打内线:“您好!我是XX(部门名称)的XX!请帮我找XX听电话好吗?”
C)不得使用本社电话办私事及拨打声讯电话。违者罚款20-100元/次人。
②早会操作标准
A)早会时间:周一至周五早上 9 : 00-9:10。
B)参加早会人员应准时参加,不得迟到或无故缺席。一般员工迟到罚款10元/次,管理级人员迟到罚款20元/次。
C)遇有公事当天不能参于早会,必须提前向部门负责人申请并报行政办公室,违者罚款30元/次。
D)着装:必须穿着符合本社的着装要求,正确佩戴工作牌,不按公司要求着装或佩戴《工作牌》者,按照公司相关制度执行处罚。
E)精神饱满,列队整齐。
F)站姿要求:双腿直立, 与两肩平行, 抬头挺胸收腹,眼睛平视前方,双手自然下垂或左手握右手腕垂于小腹前。
G)早会主持实行各部门负责人轮值主持,由行政办公室具体安排,各部门遵照执行。
I)早会程序:
9点整,由前台文员