文档介绍：一、什么是文件材料的归档整理?是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料,以件为单位,进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。二、上述定义包括以下几层含义:     1、办理完毕的;     2、文书材料;     3、基本整理单位是“件”;     4、整理的基本环节是:装订、分类、排列、编号、装盒等。三、归档文件整理原则:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。四、工作要求:       强化收集、简化整理、细化检索、深化利用五、文件材料整理归档的具体操作方法和要求(一)收集   收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。   要求:材料齐全完整、内容真实准确如何才能做到齐全完整?    1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。    2、制订本单位的归档制度。    归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。(1)明确归档范围    凡是反映本单位各种职能活动,具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。各单位应依据《新规定》,结合本单位职能及其内设职能部门工作实际,加强对工作中形成文件材料的研究,详尽编制本机关的文件材料归档范围。各单位制定的归档范围,报送档案管理部门审批同意后,应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。    (2)归档时间归档工作要求在次年的五月底之前完成。确保按时完成一般运用三种形式结合收集:     A、随办随归;     B、定期收集;     C、年终集中收集。(3)归档要求     A、归档的文件材料应齐全完整、内容准确。制成材料要耐久规范。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。     B、收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集。     C、文电合一。     D、底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件,则一般只要收集发文稿纸与印件,其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示,应收集与印件一并归档。     E、有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档。     F、附件随正件收集归档。     G、关于同一问题的请示和批复应一起归档。(二)确定“件”    归档文件整理方法是以“件”为单位,进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。“件”的确定一定要把握尺度,不可过严也不可太松。一般以每份文件为一件。具体情况作如下规定:    1、文件正本与定稿为一件;    2、计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的,或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示,定稿不归档,但发文稿纸必须归档,且与正文合为一件;    3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件,它是正文内容的一部份。    4、原件与复制件为一件;    5、转发文与被转发文为一件;    6、会议记录一本为一件;如党委会议记录、行政会议记录等;    7、成套的会议材料分别为件;    8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件;    9、正文与文件处理单(办文单)为一件;   10、来文与复文(指请示与批复、报告与批示、函与复函)分别为件;   11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式,一册(本)为一件;   12、未装订的式样同一的表格,以一定的单位(如部门或时间等)组合,可装订在一起作为一件。如先进审批表、工资审批表、统计年报等;   13、介绍信一般一份为一件,若单位一年形成的介绍信数量较多时,也可结合其它特征划分成若干件;          (三)件的装订    件的装订主要是为了固定“件”,使其便于保管和利用。    在装订前,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。1、件的修整:      (1)对破损文件进行修裱;      (2)对字迹模糊或易褪变的文件进行复制;      (3)去除文件上易腐蚀的金属物;对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等,金属物已严密封装在其中,且拆钉会损坏原貌,不须拆钉重装。      (4)对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。      (5)小于16开的纸张应用A4纸贴衬。      (6)空白纸张抽除。2、装订:   我区一般采用不锈钢钉在文件的左侧装订。较厚的仍用三孔一线进行装订。文件整理时必须左侧和下边齐;不锈钢钉不宜钉得过多。(不锈钢钉应采用档案行政管理部门监制的。)3、件内的排序:        (1)正本在前,定稿在后;        (2)正文在前,附