文档介绍：关于会议组织中的一些细节组织好会议,精细的方案是基础,严格的执行是保障,细节的把握是关键。一、会议前期的准备会议主题。需要了解会议召开的背景、主要内容、需解决的问题或推进哪项工作最终确定会标。参会范围。与交待会议的领导进一步沟通,确定与会的领导和参会人员,确定具体的参会人数,便于安排会场。会议时间和地点。①会议的时间需要跟领导随时沟通,关注参会的主要领导是否有其他活动。②根据参会人数,选择合适的会场,坐得下是基本要求,但不能太大,会场太空也会影响效果。会议涉及材料。①需说明,涉及材料包括领导的发言和相关文件。②会议上所有需要发言领导的发言稿,特别是布置具体工作、总结性讲话等有类似内容的必须提前沟通,避免内容“撞车”。③如果材料较多,是否装袋分发。特别是给领导发放的材料要逐份、逐页检查,看是否少件、是否缺页、是否存在印刷质量问题。会议通知的起草与下发。时间、地点、会议名称、参会人员、注意事项。记得新闻媒体!※参会领导是否集体乘车,车辆提前安排。需要注意的是会议通知方面,若是时间紧或在节假日,尽量用电话通知;若时间宽裕,可用明电通知,但要注意收集掌握明电的查收情况以及参会人员反馈的信息,及时向交待会议的领导(不能参会的人员需要有书面情况报告,告知不能参会的原因,向领导请假)和布置会场人员通报相关情况。会场的布置。①主席台及台下领导座次。领导坐席桌凳的摆放、牢固、桌布的平整度等要考虑到,也要考虑到领导相互间距离要“沟通、出入”两方便。※关于领导的座次(桌签的摆放)遵循先中间后两侧、先左后右、先前排再后排的原则。②会标的悬挂、会场的整洁。③会场内音响、灯光、投影等一些必要仪器的调试。※主席台的话筒(麦克风)要注意需要发言的领导前尽量都有,避免出现递话筒的尴尬局面。④别忘了领导的休息室,会场和领导休息室的温度也应该考虑,提前打开冷气或暖气。会议议程中必要环节的准备。①若有表态发言、颁奖或递交责任书环节,做好相关物品(证书、奖牌、责任书等)的收集工作。②提前做好礼仪小姐(引导人员)的培训,演练颁奖(或递交责任书等)仪式。③确定颁奖时的音乐。二、会议期间的执行签到(位置引导)。建议由新、老同志搭配做此项工作,避免新同志对来参会的领导不熟悉。位置引导工作要熟悉会场布置,便于引导。材料分发。会场纪律。①按位置坐、手机关机或调成震动状态、劝阻吸烟。②如参会范围较广、参会单位和人数较多,会场外停车、交通秩序也需要维护。如有表态发言、颁奖或递交责任书环节。①此环节需要的物品(证书、奖状等)的准备。②将此环节参与单位安排在方便进出的位置。③安排工作人员做好引导(哪个领导对哪个单位)。④此环节的影像资料。三、会议后续工作(反馈)会议记录(文字、影响资料)的搜集。相关资料的后续。如因时间关系没来得及收发的目标责任书、奖品、证书等。会议中交办任务的督查。XX市会议筹备方案为做好工作,经市委、市政府研究,定于年月日时(星期)召开XX市会议,特制订本方案。一、总体安排:(一)会议时间:年月日点分,会期天。(二)会议地点:(三)会标:(四)参会人员:(约人)市领导;(人)各乡镇、街道、管委会;(人)市直各单位;(人)工作人员、新闻记者、政府网站人员。(人)(五)会议议程:会议由主持,会议议程共分项。⋯⋯二、责任分工(一)综合协调组(组长:成员:)负责与各工作