文档介绍：管理要点1、使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。2、文件管理的范围包括:上级下发文件、学校各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。3、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。4、制度类文件按照学校文档统一格式进行编写,统一页眉、页脚,写明学校全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范,表达无歧义。5、根据文件属性、类别,对所有文件进行编号,根据编号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅。6、各种密级文件,要按保密规定范围组织阅读和传达,不得随意扩大范围。收文制度(一)收文制度1、凡收到的文件,都要根据发文单位,分别立册登记,登记项目要齐全。2、文件登记后,及时送校长阅签分办意见。如校长不在,重大问题或特急件,可先送主管领导批示或相关部门进行办理。根据主管领导批示意见,及时将文件送有关部门承办,需要几个部门联办的文件,要先送主管部门承办,然后转有关部门,以免误事。3、凡领导批示传阅的文件,均由文书负责传阅。4、传阅文件严禁个人之间或者部门之间横传,必须由文书办理传阅手续。5、文件转给承办部门后,文书要及时了解经办情况。主办部门承办后。要在文件拟办单上填写处理结果。(二)收文管理制度1、认真签收,做到所收文件份数与投递单相符,行文关系正确,文件印章及手续完整无缺。来文单位、文号、份数、页数、标题、日期、顺序号、附件号等登记项目齐全,字迹清晰。2、对所收文件,要及时填好拟办单,经办公室主任阅批后,及时送交主管领导批示和有关部门阅办;批示意见要具体、完整。正常文件不超过七天办完,急件要在两天内办完。处理结果要有记载。3、凡文件中需要答复、批复、上报、批示有期限要求的,都要进行催办,认真给予回复。4、严格文件传阅范围,杜绝横传现象。第三条发文制度(一)发文管理制度1、发文必须经办公室主任核稿,送交有关部门会签,经校长批准后,方可打印下发。2、发文要做到行文关系准确,格式正确,日期、主送机关、主办单位、文件编号、标题、印发份数、附件号等项目完整齐全。3、所发文要做到字体清晰、准确无误、牌面整洁,装订毛天齐地,毛左齐右,印章起年压月,内容尊重原稿。4、文件发放及时无误,领取单位有签字。5、所发文和发文底稿完整存档。(二)文件校对印刷制度l、文件校对、印刷要严格保证质量,做到整洁、无差错、装订整齐,毛天齐地、毛左齐右,否则不能发出。2、各部门起草以学校名义发出的文件,由起草文件的部门负责校对,印、刷由打字室负责。办公室文书负责登记、编号、盖印、归档、发出。3、各部门起草的文件材料校对工作,原则上有拟稿人或核稿人进行,印刷工作由本科室人员协助打字室负责。4、文件材料校对、印刷后,要按照要求将打字者、校对者、印刷者名字登记在发文审批单上,以备核实、检查。文件立卷归档管理制度1、文书平时要按照《档卷类目》及时将办理完的文件立卷。2、每年年初要抓紧将上一年度的文件按照立卷要求,及时进行立卷。3、所立的卷要做到分类准确,保管期限适当,成卷质量好。4、案卷必须有标题,有登记、有目录。5、根据有关规定,按期把案卷移交档案室。6、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理,附件、批件、定稿等资料收集完全,存档备案。半年一小清,年终一大清。第四条