文档介绍：浅论基于校园网的高校办公自动化系统的实现
作者:于治国常晓玮曲德祥
[论文关键词]办公自动化信息服务
[论文摘要]高校的校园网建成以后,有些高校还沿用传统办公模式,缺少重要的信息传递和工作流程环节,各部门之间难以实现信息共享和集成,从而无法实现高效率协作。利用先进的校园网络与管理系统实现校园内部的各项资源信息化,采用Notes技术在校园网上建设一个全校范围的、开放的、分布的、多媒体的办公自动化系统,进而提高教学质量、科研和管理水平。
随着计算机网络、通讯技术和多媒体技术的迅速发展和广泛应用,办公自动化、无纸化办公等成为办公方式未来发展的趋势。
一、高校办公的现状与特点

目前我国高校网络建设步伐不断加快,大部分高校内部都已建成校园网,且以不同形式接入了中国教育和科研计算机网。
随着计算机技术的和网络技术的迅猛发展,办公自动化的内涵也在不断延伸,传真机、复印机、速印机、电话全面普及;利用计算机单机进行Word,Excel操作制作文档、电子表格,撰写、打印各类文稿等已基本在各高校普及,进行文件传输与共享、收发Email(电子邮件)信息或文档也日益成为各高校提高办公效率的有效、快捷的手段。在此基础上,研究开发新型的网络化的办公自动化系统,以适应工作需要的问题便提到了我们的面前。

首先是多校区远程办公。近几年来,随着高校管理体制改革和布局结构调整的进行,现有高校数量减少而规模扩大,合并高校一般都有多个校区,且地理位置各异,传统的办公方式难以做到各类信息迅速上传下达并得到处理或办理,这就要求有校区间的新型办公方式出现。再是移动办公。学校领导经常出差,但又要随时传回信息、随时了解学校情况、或及时作出重要决定、或对重要文件作出批示,也要求拥有网络化的办公系统且办公系统可与In—temet相连,随时随地都可以通过拨号方式连接到Intemet并接入学校的办公系统,实现真正的移动办公。
二、高校办公自动化系统的实现
1、用户需求分析
目前有些高校还沿用传统办公模式,缺少重要的信息传递和工作流程环节,各部门之间难以实现信息共享和集成,从而无法实现高效率协作。出现了如下问题:一是各部分的信息传递和事务交接仍然由人工完成,容易出现差错;二是上下级和部门之间无法实现协同工作,难以及时沟通;三是信息和工作流程相分离,缺少至关重要的随时记录,使工作监控和评估困难重重。校园网络的快速发展,为系统的实现提供了良好的平台和应用环境,许多工作人员已经养成经常在网络上查看邮件和新闻等信息的习惯。在此基础上,该系统本着充分利用网络资源,为高校作人员提供一个快捷、迅速、可靠地查看和传递信息的平台。最终,实现真正的网络化的办公环境和无纸化办公。
2、系统功能分析
该系统主要分信息发布、公文申请审批、公共查询、事务管理等几个功能模块,以及和教务系统做良好的接口。每一子系统既可独立完成某一单项办公事务,又相互问有机结合,真正实现了无纸化的办公自动化。
信息发布。信息发布主要包括学院会议纪要、公文发布、院务公开、每周安排等。本功能主要依托学院网页实现信息的快速、有效的传播。此外,本模块还可添加手机短信捆绑功能。当有临时通知时,可以通过本功能向院领导、主要处室领导及相关人员发出短信。
公文审批。高校行政及教学工作中有大量流程化的工