文档介绍：工程图纸资料的 管理规定
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图纸和技术资料:
指所管物业的工程施工图纸、政府批准文件、设备使用说明书、维修手册、调试报告、验收报告、验接收文件、设备管理记录、国家技术标准等。
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程序:
图纸资料管理员
1、在项目接管验收之前,工程部经理(助理)必须确定1名图纸资料管理人员(兼职),并将名单报公司总工室备案。
2、图纸资料管理人员一般由工程部调度兼任,在没有工程调度编制的部门,可由工程部内勤人员、主管及领班兼任。
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3、图纸资料管理人员应由正式员工担任,学历在高中以上且工作细致、认真、负责的人员担任。
4、图纸资料管理人员应接受行政人事部门的保密培训和总工室的图纸资料管理培训,不合格者不能上岗,补考不合格者应更换人员。
5、资料管理人员应相对保持稳定,一般不得轻易更换,必须更换时,应将图纸资料交接清楚后才能离开。图纸资料交接不清的,应由工程部经理(助理)负全责。
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图纸资料的管理
1、在项目的接管验收期间,资料管理员必须亲自参加。工程部经理(助理)和资料管理员均应在图纸资料的移交清单上签字认可。
2、物业交接验收完毕后,由资料管理人员对各种接收文件和表格进行整理,原件应交公司总工室存档,项目部只留存复印件。
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3、项目部图纸和技术资料的初期建档应在业户入驻以后的3个月内完成。同时资料管理员应将图纸资料的目录和设备设施明细表上交公司总工室备案。一些重要技术资料的原件应送总工室备案。
4、资料管理员应根据公司规定的图纸资料分类原则,建立各类技术档案目录,并将各类文件、资料、记录按目录要求存档。档案要予以统一编号,并在每卷首页建立目录清单,同时在计算机中进行目录登记。
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5、图纸和技术资料管理采取纸本文件和计算机档案并行的管理方式,基础档案材料要保留纸本文件,过程性档案要逐步向无纸化文件过渡。
6、执行严格图纸和技术资料的借阅制度,重要文件经工程部经理(助理)同意,在资料室(工程部)阅览,必须要外借的图纸资料,应执行严格的登记制度,并由工程部经理(助理)签字同意后,方可办理。
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7、外借的图纸资料要按时归还,逾期未能归还的由资料管理人员负责追回。两次未能按时归还的人员,一般不得再办理外借手续;必须外借的,应有项目部(总)经理签字批准。
8、图纸资料归还时,资料管理人员应当面进行检查,发现有严重损坏或丢失张页的现象,应向借阅人追讨,追讨未果应上报工程部经理(助理),否则由资料管理人员负责。
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9、涉及机密的技术和经济档案,如合同报价、原始图纸、技术改造方案、工程招标标底、施工合同书等必须设置密码,其保密等级和密码修改由项目工程经理决定。
10、工程图纸资料必须长期保存,工程部经理及资料管理人员均无权进行处理或修改。必须要进行处理销毁的资料,应有书面报告,报告中详细说明销毁原因、销毁时间及销毁资料的目录,经项目(总)经理认可,报公司总工室批准后执行。在资料销毁时,必须有总工室人员、工程部经理(助理)、资料管理员在场。资料销毁后,三方应在销毁报告上签字。销毁报告应由总工室长期保存。
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11、图纸和技术资料每年进行一次整理,全部收回已借阅的文件,并将新的图纸资料目录报总工室备存,图纸资料目录的上报时间新开项目为开办期结束的一周内,老项目应在每年的1月份。
12、国家有关技术标准由公司总工室每年与上级有关部门核准一次,颁发新的标准,废止旧的标准。项目部可在每年的一月份向总工室领取电子文本文件。废止的旧标准应及时在电脑中删除,已打印成纸本文件的要及时收回销毁。
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