文档介绍：不可或缺的“女人”人人都离不开秘书随着个人工作内容逐渐多元、工作范围扩大、工作量增大,一个人要想在职场中有所发展,能够合理安排自己的时间和精力是必须条件。像“她”一样,拥有清晰的头脑、安稳的内心、掌控细节的能力、为人处世的情怀。简而言之,就是让你掌握秘书经常使用的一些观念和技巧。秘书做什么?*今天的秘书大不同往日,工作的范围已经从过去的记录会议、文件归档扩展到为客户服务、提供公关服务、策划与协调会议和活动等等事务上。*由于工作的需要和日常训练,秘书在高效安排工作,细心处理问题,遇到突发状况,揣摩高层心理上都具备卓绝的艺术功力。向秘书学:秘书的安排艺术每天都有无数事情等待秘书去安排,而且很多事情还显得非常紧急,比如响个不停的电话,下个小时进行的会议,给某个客户的回信等等。工作得井井有条。“经验告诉我,每个人一天所做的事情,至少有80%是并不重要的,也就是说我们每天80%的时间和精力用在正确做事上,却不是在做正确的事。”这是一种很危险的工作方法。所以做事情前,宁可谨慎地思考,也比听到招呼就应声扎进去好。”向秘书学:秘书的邮件艺术秘书在一天中,主要通过邮件和电话来帮老板沟通安排日程。每天,从客户、内部团队、公司PR、行政各处传来的关于会议邀请、事务进展、办公室消息等邮件总有一百多封,怎样处理这些邮件呢?邮件礼仪如果某人: 为你做了某事—确认并简略感谢; 请你做某事——确定优先程度,让对方知道你会马上着手,立即将此事放到任务列表上并设置闹钟提醒,给自己留出足够的时间; 请你做的事你没有做到——如果因为客观原因确实无法完成,让别人知道为什么,这个原因应该是有一定分量的,不要涉及无意义的细节。 m如果你: 请别人做某事——那么如果你需要别人的回复才能进行下一步的工作,给自己留出预计需要回复的时间,在此基础上设置一个提醒并抄送给那个人,而不是在整件工作的最后期限设置提醒。正在为别人做某事——用简短的邮件让别人了解事情的每一步进展,感觉到你对他们的尊重,即使最后任务没有完成,别人也可以看到你努力的过程。想表现出主动性——总是早一步为对方可能没有预想到的事情做好准备,比如为不同地区的人组织会议或电话时,总是提醒他们注意时区或直接在邮件中列明该事件在不同时区的时间。向秘书学:秘书的思考艺术助理工作最重要的是懂得站在他人的立场思考问题。“即使很简单的事情,也要想想,老板是怎么想的。”而且在问老板事情时,婉转的说话方式更容易达到效果。向秘书学:秘书的心态艺术如果你问从事秘书职位的人有什么性格特征,半数回答是“平和”。“因为我们就是负责协调和安排所有事情的,如果我们都忙乱了,那么可想而知其他人的忙乱程度。”做秘书,必须一半是完美主义者,另一半又能时刻跳出来。对于那些不允许工作中有瑕疵出现的人来说,学会秘书的这种心态是种解脱。告诉自己:助理只负责老板做不了的事情。不然,你又怎么会请我呢?向秘书学:秘书的细节艺术周恩来总理一直从事的都是秘书的工作,他一生都非常注重细节。尼克松写过一本名为《领袖们》的书,书中对他有这么一番评价:“对于周恩来来说,‘任何大事都是从注意小事入手’这一格言是有一定道理的,他虽然亲自照料每棵树,但是也能看到森林”。周总理确实关注细节,现任总理温家宝也是非常细致的人,他也是做秘书出身(中共中央办公室主任)。他早晨起来跑步,会穿上2008北京奥运会标志的运动服,国事访问时去驻英使馆看望华侨,坚持不坐数量不够的椅子上,而选择站着讲。这都是人和职业互相成就的细节艺术。向秘书学:秘书的其他艺术——主动性、责任心、标准化秘书是一个很有意思的职业,它只对一个人负责,对于一个老板秘书,有一条训诫是:“It's not aboutbusiness,It's aboutthe boss。”