文档介绍：总则为完善公司的行政管理机制,提高行政管理水平和工作效率,使各项行政工作有章可循,特制定本制度。本制度所指的各项行政工作包括文件收发,计算机使用管理,文印管理,办公用品领用,电话/传真管理、保洁及卫生管理等。本制度所涉及的监督与管理一级部门为行政人事部,二级部门为各部门,行政人事部每月至少不低于一次的监督与检查。本制度所涉及的部门物品、财产直接责任人为部门负责人。本制度所涉及的范围包括各子公司、分公司、门店全体员工。文件收发1、公司文件收发公司的文件由行政人事部负责起草和审核,公司总经理签发;公司各部门的文件由各部门负责起草,领导审核,总经理签发。文件签发后,送行政部门或协同部门统一安排打字,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印、盖章。公司及部门制度、规定等文件原稿由行政部门分类归档,保存备查,修改时应送修改稿至行政人事部。属于秘密文件,核稿人应注明秘密字样,并确定报送范围。秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。公司文件统一由行政人事部负责发送(部门文件由部门决定发送范围、时间)。送件人应将文件内容、报送日期、部门、收件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果,秘密文件由专人按核定的范围报送。传阅文件由行政人事部门专人负责回收,对领导指示的文件,行政人事部门须及时组织传达和落实。2、外来文件收发外来文件包括但不限于客户信件、政府信件、私人信件、报刊杂志。外来文件由前台负责签收,分类登记后,按文件的要求报送给相关部门,如若部门不清,直接送行政人事部处理。外来文件,应在当天处理完成,遇节假日顺延,重要文件须立即报送。备注:所有文件收发以签字确认为准。计算机使用管理1、购置和维护、维修公司指定专人负责统一制定公司计算机系统的各种软、硬件标准,只有符合标准的设备方可使用。公司及下属子公司软、硬件及相关服务的供应商由公司指定专人进行挑选(包括设备的采购)。公司及各部门软、硬件及相关通讯线路的安装由公司指定的专人监督。软、硬件设备的原始资料(软盘、光盘、说明书及保修卡、许可证协议等)根据档案保管要求保管,并建立电子档案。使用者必需的操作守册由使用者长借、保管。公司及各部门计算机的维护、维修由公司指定的专人负责。2、使用公司及各部门的计算机归口管理二级部门由使用部门负责,实行部门领导负责制。使用者应保持设备及其所在环境的清洁。下班时,务必关机,遇特殊情况须切断电源。使用者的业务数据,应严格按照要求妥善存储在相应的位置上,如若必须,应设置安全保护。未经许可,使用者不可增删硬盘上的应用软件和系统软件。不得擅自在计算机上安装应用软件,尤其是与办公、学习无关的软件,上班时间严禁用计算机玩游戏、聊天。外来人员一律不得擅自使用各部门计算机。3、安全措施公司及各部门的业务数据,由公司网络管理员至少每月备份一次;重要数据由使用者本人向文件管理员申请立即备份。公司计算机系统的数据资料列入保密范围。未经许可,严禁非相关人员私自复制。未经许可,任何私人的光盘、软盘不得在公司的计算机设备上使用。使用者必须妥善保管好自己的用户名和密码,严防被窃取而导致泄密。计算机的所有软驱都被屏蔽,使用者不得擅自解除屏蔽,如需使用,必须通过系统管理员。电话/传真管理办公电话用于正常公务,原则上不允许拨打私人电话。电话接听实行首次问责制,及时转接、告知相关人。各部门之间的联络使用内线拨打,严禁用内线