文档介绍：员工岗位操作手册
前台文员
目录
岗位说明书
二、岗位制度
1、电话接听与接待规范
2、办公环境监督管理制度
3、日常安全管理制度
4、办公用品、设备和礼品采购、保管、领用制度
5、考勤登记管理制度
6、礼品管理办法
7、打印复印传真管理办法
三、常用表格和流程
(一)、常用表格
1、考勤
(1)公司管理人员考勤记录表
(2)公司员工考勤统计表
(3)出行记录表
(4)加班、调休统计表
(5)出差申请单
(6)请假申请单
(7)打卡情况说明
2、办公用品
(1)办公用品领用登记表
(2)办公用品请购单
3、礼品
(1)礼品领用明细、入库、出库台账
(2)礼品借条登记
(3)礼品借条
4、其他
(1)水票领用登记表
(2)停车票领用登记表
(3)邮件收发记录表
(二)、流程
1、公司人员的考勤
2、办公用品、礼品的采购、发放
3、水票、零时停车票购买和领用;
4、公司邮件的收发,以及邮费支付事宜;
5、办公室水电费的缴纳;
四、岗位考核表
一、岗位说明书
岗位名称
前台文员
所属部门
行政部
岗位代码
XZ-02
直属上级
行政部经理
直属下级
薪酬标准
职位概要:
负责公司办公室前台的日常接待、电话函件的接转以及其他本岗位的具体事项的处理。
工作内容:
一、前台:
1、来访人员的接待、指引工作,对无关人员进行阻挡或协助有关人员处理;
2、来电接听、转接,做好来电记录和传达;
3、公司信件、报刊杂志的收发、整理;
4、办公室日常资料的复印、打印;
5、总经理办公室日常清洁工作;
6、公司办公环境的监督管理;
7、公司安全管理。
二、办公室文员:
1、公司人员的考勤管理;
2、办公区域网络、办公设备的管理;
3、办公用品的采购、发放以及台账管理;
4、公司礼品管理;
5、水票、零时停车票购买和领用管理;
6、公司邮件的收发,以及邮费支付事宜;
7、办公室水电费的缴纳;
8、领导安排的临时工作。
任职资格:
性别: 女年龄: 30岁以下学历: 专科及以上
专业: 文秘等专业职称:
工作经验: 1 年相关岗位工作经验: 1 年
培训经历:
1、计算机与office软件培训
2、法律知识培训
计算机水平: 熟悉基本办公软件外语水平: 一般驾驶技术: 无
操作技能:
1、熟练操作办公软件
2、接待礼仪
其他要求:
耐心认真工作踏实
工作条件:
工作场所:办公室
环境状况:良好
二、岗位管理制度
电话接听与接待规范
1、仪表:公司职员工应仪表整洁、大方;
2、微笑服务:在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合,应注视对方,微笑应答,切不可冒犯对方;
3、用语:在任何场合应用语规范,语气温和,音量适中,严禁大声喧哗;接听用语:“您好,康立信!”。
4、接待:遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻,上班时间办公室内应保证有人接待;
5、电话接听:接听电话应及时,一般铃响不应超过三声,如受话人不能接听,离之最近的职员应主动接听,重要电话作好接听记录,严禁占用公司电话时间太长。
办公环境管理办法
1、工作时间内不应无故离岗、串岗,不得闲聊、吃零食、大声喧哗,确保办公环境的安静有序;
2、职员间的工作交流应在规定的区域内进行(办公室、会议室);
3、每位员工应注意保持环境的清洁,及时整理个人办公区域,并保持桌面的卫生及整齐。每天下班后将个人的办公椅、办公用品、文件放置适合的位置;
4、各部门办公室内公共卫生由部门经理安排值班或专人负责,公共设施则由行政办负责定期的清洁工作;
5、办公区作为公司日常办公及业务开展的场所,每位员工都应自觉维护环
境卫生。每周五下班前,各部门组织员工清理好办公桌面及纸类的垃圾及公共场所卫生;
6、行政办指定人专人负责卫生监督与管理工作;每天至少检查一次,每周将情况通报;
7、发现办公设备(包括电话、网络、照明、监控、电脑等)损坏或发生故障时,员工应立即向行政办报修,以便及时解决问题。
日常安全管理制度
1、办公废纸或废旧文件涉及保密的由行政办用碎纸机集中处理;
2、室内不得乱接临时电线、插头,办公室无人时,应切断相关电源,确保用电安全;
3、办公场所按规定配置消防器材,消防通道、公共过道不得乱堆杂物,保持通道畅顺;
4、有现金及其它重要物品存放的部门,应使用保险柜,大额现金应及时存入银行;
5、中午吃饭时间前台文员需确定有人在办公室方能离开;
6、当有人员到访公司,前台文员应判别来访者身份,保险员、推销员不得进入。明确访客身份后,由前台文员安排等候及会面,非特殊原因不允许客户直接进入