文档介绍：库房管理办法
华南集团采购部编制
2015年1月
库房管理制度
一、材料验收与入库制度
(一)、材料验收
由项目经理负责组织项目部主管技术人员、材料员及库管人员依据申购单、订单对到场材料的代码、名称、数量、规格型号、品牌、单价、金额、质量逐项进行核对检查,采取点数、丈量、过磅、量方等方法进行实测数量验收,禁止估约,并在入库单上签字确认。(项目部根据材料封样样品或相关质量标准进行把关验收,材料人员及库管人员对材料数量进行把关验收。)
(二)、材料入库
(1)、材料入库时,保管员必须凭送货单、检验合格单办理入库手续;开具入库单,保管员填制入库单(填写字迹清晰、不得随意涂改、大小写相符),准确填写物料代码、标准物料名称、规格型号、数量,入库单需经供货商、采购员、保管员、项目经理签字对质量、数量进行确认,不合格材料不予入库并及时通知采购部解决;合格材料应及时入库,开具入库单,不得拖延。(并在当日录入CRM系统),入库单据及送货凭证在三个工作日内送至财务,以便审核。
(2)、保管员对验收数量超过申请数量的材料不予以办理入库。如现场需要应由项目经理同意并报采购部经理,经批准办理追加采购手续、申请单后,方可办理入库手续。
(3)物料入库后,即根据物料入库验收单或入库凭证建立的物资保管明细合帐,并按照入库物料的类别、代码、品名、规格、单价等,分别立账。它反映在仓库存物料进、出、存动态的账目。
(4 )、材料入库后,各级主管领导或部门认为有必要时,可对入库材料进行复验,如发现与入库情况不符的,将追究相关人员责任,造成损失的,由责任人员赔偿。
(5 )、入库单一式四联。
第一联存根应由仓库保管人员留档备查(白)
第二联结算联交于项目(红)
第三联材料联交于预算(绿)
第四联供货联交于供货商/采购部(黄)
(三)特殊材料管理规定
(1)、特殊材料(如:电线、灯具、开关等)必须办理入库,在材料入库单上详细填写入库材料的名称、数量、规格型号、品牌、单价、金额、质量、入库时间、经办人等信息,(在入库单上注明采购单号),领用需经项目经理审核签字据实领用。
(2 )、不能入库的材料,如周转架料、钢材、木材、砂、石、砌块、土建用的装饰材料等物资材料的进场验收,须由库管员、项目部材料员、现场技术负责人和使用该材料的施工班组指定人员四方共同参与点验并在入库单上签字,每批供货完成后根据实际清点量由工长直接开出限额领料单拨料给施工班组,施工工队对材料质量、数量负责。(以上材料未经项目经理和库
管同意,不得出施工现场)
(3)、材料损耗控制按公司损耗定额执行。
(4)、因材料的特殊原因无法验收的材料,先将包装的个数、重量或数量,包装情形等作预验收,待达到验收条件时通知供应商共同再行正式验收。(必要时出库再行对照验收)。
、对到场材料(沙石、地材除外),验收入库时需同时提供“三证”(产品合格证、质量保证书、出厂检测报告),产品质量检验报告须加盖红章。
二、材料使用与出库制度
(一)、材料的使用
(1)任何材料的使用都必须办理领用手续,库管员不得在无领料手续情况下发放材料。(特殊情况可在项目负责人同意的情况下领取,但过后必须补办相关手续)
(2)、相应工程所需的材料由现场施工员、班组长负责领取。
(二)、材料出库
(1)、材料出库:领料时领料人要持经项目经理、领料人签字确认的领料单,保管员要认真核对各项工程材料用量,严格按照项目经理批准的领料单据实发放。可多次重复使用的材料、工具、机器、不得以出库形式领取,必须由使用人办理借用手续,项目经理同意后方可借给,如有丢失或损坏,需照价赔偿。
(2)、对材料保质期有要求的,发放时按照先进先出原则进行发放管理,并做好质保期台帐登记工作。
(3)、保管员要及时登帐,做到日清月结,帐物相符,以便补充采购,不影响工程进度,按月上报材料盘点表,(库管、采购部、财务部各一份)。
(4)、出库单一式四联:存根(白)、财务(红)、预算部(绿)、供货商(黄)各一联。
三、材料退库与退货制度
(一)、材料退库
在工程项目施工过程中及结束前应对施工现场材料进行盘点、清查,当工程完工后,需要撤库的库房库内的可再用材料,若在建项目可以直接使用,由库房管理人员及项目负责人办理转库(出库)手续并共同签字确认,直接转入用料项目并办理入库手续,若暂时不可用于在建项目的填报《退库清单》,项目经理,材料员,库管员签字则转入怡诺总库,由总库办理入库手续,进行核价,报采购部、财务部进行材料成本抵消;不可用的材料应由公司财务部、采购部及项目负责人共同协商处理方案,其他任何人无权私自处理公司财务,防止材料在工程结束时流失。对于无填报退库清单的,擅自运到库房不办理退库手续者,库管可登记造册