文档介绍：试论电子文件管理与归档工作杨巧芬随着全球性信息化和网络化的高速发展,档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在,以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生,产生了以代码形式记录于磁带,磁盘,光盘等载体,依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件——“电子文件”。但是,在我国现有技术应用的情况下,电子文件又具有一些很明显的弱点。一是它在运行过程中内容容易被窃取和改动,信息容易发生丢失,黑客和病毒这两大顽敌时时威胁着它的安全;二是它本身不能被人们直接读取,必须借助于专门设备,而这些设备的更新又很快,过若干年这些读取设备可能就会从社会上消失,那时,电子文件就变为无法读取的死信息。网络环境下电子文件档案管理正面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、网络病毒的威胁,因此,对电子文件档案的科学管理已成为一个全球面临的亟待解决的重要课题。正因为电子文件有着这样一些显而易见、难以克服的弱点,因此,很多信息专家和有识之士担心今天的信息社会,在未来很可能变为信息空白的社会。因此,做好电子文件的管理与归档工作,是档案工作者所面临的新挑战。电子文件是信息社会中党务、政务运行的一个重要手段,是信息化条件下文件和档案的一种新型载体,是我国档案信息资源的重要组成部分。要想管理好电子文件,首先必须了解电子文件的种类与特性。一、电子文件的种类:一是按文件的功能分类,可分为主文件、支持性、辅助性、工具性文件;二是按文件的生成方式分类可分为:在计算机系统直接生成的原始文件和将纸质或其他载体(如胶片)文件重新录入生成的转换文件。三是按电子文件的信息存在形式分类。按电子文件的信息存在形式所进行的分类有八种形式即:文本文件或称字(表)处理文件,数据文件,图形文件,图像文件,影像文件,声音文件,命令文件,包含上述两种以上信息形式的文件为“多媒体文件”、包含对其它文件链接功能的文件为“超文件文件”(Hypertext)。二、电子文件的主要特性可概括为:其一,电子文件是数字化信息枝术的产物。电子文件是在计算机中产生处理,其信息形态是数字化的。电子文件从一个载体复制到另一个载体,或者从一台计算机传递到另一台计算机,实质上是在计算机内进行数字信号的传输处理。其二,对设备的依赖性。电子文件需要依赖于计算机系统,包括计算机硬件、操作系统和软件而具有生命力并发挥作用。从文件的制作、处理,以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。离开了计算机系统,不仅无法识读,管理活动便无从谈起。对设备依赖性主要体现在:一是数字编码,二是硬件,三是软件,四是技术设备更新,五是加密。其三,电子文件载体的非直读性。电子文件的非直读性体现在很多方面。一是数字编码记录于载体上肉眼无法分辨,何况磁载体上的“磁畴”极性是物质内部的物理性质,根本不可能看到。其四,电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性。文件的物理结构是指其信息存储于载体上的位置及分布情况,文件的逻辑结构是指信息自身的结构,同一份电子文件中的正文、图形、批示、附件可以不在载体上连续存放,甚至可以存放在不同的载体上,而不影响其正常地显示输出。在电子文件信息的处理过程中,其物理结构经常发生变化,而其逻辑结构却可以保持不变。电子文件的逻辑结构通常也需要专门的信息予以描述,当然这些信息可能是隐含的,无特殊需要而不显示出来。正是由于这种原因