文档介绍：合同如何归档篇一:合同归档整理档案整理在合同文本双方签字盖章完毕后,由合同承办人两日内将合同以下有关资料移交法务部,并由法务部专人签收,法务部专人两日内负责将其记录到合同台账,同时,法务部专人每两周应查对已经用印并录入合同编号的合同的归档情况,对于出现的异常情况应及时上报。合同台账明细必须至少包括以下主要内容:合同编号、合同对方、合同标的、合同金额、签订时间、最终签署人、合同正本份数、有无变更或解除或其它事项的备注等。须归档资料具体范围包括: (一)合同原件正式文本及附件。(附扫描件) (二)合同审批表。(附扫描件) (三)与合同签署有关的基础、背景资料。(附扫描件) (四)合同对方当事人资信证明材料,包括但不限于加盖公章的营业执照复印件、税务登记证复印件、特定行业的设立或运营许可证明等。(五)或有的法定代表人身份证明书、授权委托书、个人身份证明,当对方签字人不是其法定代表人时,应当向其索取由其公司签发的法定代表人身份证明书、对代理人的授权委托书,对方为自然人的应当索取其身份证明。合同履行完毕或合同的权利义务终止后,由合同承办人五日内将合同以下有关资料移交法务部,并由法务部专人签收,法务部专门人员负责将其补充到合同台账中,其中若属于法务部承办事项的有关资料由法务部自动归档。须归档资料具体范围包括: (一)合同履行中或有的电传、信函、电报、图表等。(附扫描件) (二)或有的有关变更或解除合同的协议及一切相关文字信息、音像资料等。(附扫描件) (三)或有的有关纠纷处理的协议书、调解书、裁决书、判决书等。(附扫描件) (四)其它应当存档的合同相关资料。(附扫描件) 法务部应当每月末比对合同台账,检查已审批用印的合同相关资料是否归档完毕,对于合同编号已经登记在合同台账,但承办部门没有上交的合同资料,由法务部专人通知相应承办部门立即上交;对于已经备注在合同台账、但承办部门没有上交的涉及合同变更解除或纠纷处理涉及的有关资料,由法务部专人通知相应承办部门立即上交。合同承办人按合同约定,承担通知义务,组织合同履行,办理相关事项,重大合同每季度填写《合同履行情况统计表》报法务部备案。《合同履行情况统计表》应包括合同编号、合同对方、合同标的、合同履行阶段、合同收付款金额、对方资信状况、或有的履行争议以及违约情况等。篇二:关于规范合同的签订、整理、归档、保管的通知关于规范合同的签订、整理、归档、保管的通知为严格规范公司合同的签订、整理、归档、保管工作,方便公司领导审阅、各个部门查阅合同,通知如下: 一、从20XX年1月1日起,各个项目部合同部对从该日起所起草的所有合同施行分类整理、归档、保管,即租赁类、购销类、劳务分包类、地方关系类四类。如有需要可列其他类。具体分类详见附件。二、从20XX年1月1日起,各个项目部合同部对从该日起所起草的合同采用新的合同编号,即年度+项目部代码+合同分类字号+编码(3位数字)。例如;(20XX)大广四劳字第056号,即20XX年度大广四项目部劳务分包类第56号合同。如果合同进行变更或者补充则合同编号相应的增加“补”字,其后编号采用2位数字,其他不变。合同编号为公司内部归档整理使用,在对方原件上不予填写,只在合同会签表上填写,至合同签订后由管理人员在我方留存的文本右上角上书写。三、从20XX年1月1日起,各个项目部合同部对从该日起所起草的合同重新编写分类台帐,台帐编号按照上述四类分别独立编写。四、从20XX年1月1日起,各个项目部所起草的合同必须采用新的合同范本、新的合同会签单,严格按照公司的规定实行会签程序。新合同会签单参见附件。五、项目部所签订的合同由其合同部统一编号、整理、归档、保管、传回公司,所有原件必须交合同部保存。六、项目所签订的合同必须留存对方材料,即个人的留存身份证复印件等,企业、单位的留存企业相关材料、授权书、被授权人的身份证复印件等。七、项目部原则上不留存合同原件,所签订的合同原件必须传回公司法务考核办统一归档、保管。公司财务部、成本管理部、经营开发部、机械材料部以及项目部合同部可以留存合同复印件。八、其他未尽事宜,按照公司管理手册规定处理。法务考核办 20XX年12月17日附件合同分类租赁类合同(租)机械设备仪器类租赁合同各类车辆租赁合同物资材料类租赁合同其他租赁类合同购销类合同( 劳务分包类合同地方关系类合同其他类合同( 购)水泥类采购合同钢材类采购合同机械设备仪器类采购合同各类车辆采购合同物资材料类采购合同物资材料的加工定做类合同油料类采购合同土、石、砂、石灰采购合同、采购告知书互联安装、移动电话购买协议其他购销类合同(劳)路基路面分包类合同桥梁劳务分包类合同涵洞劳务分包类合同隧道劳务分包合同预制梁场、拌和站劳务分包类合同项目部临建劳务承包合同技术检测、实验合同其他劳务分包类合同(地)临时征地