文档介绍：电子文件归档与管理基于国家档案局发布的档案工作国家推荐标准GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》五、电子文件的积累与归档四、电子文件的凭证作用三、电子文件的种类和特征六、归档电子文件的管理与利用二、电子文件的产生和来源一、对电子文件的认识《电子文件归档与管理规范》GB6一、对电子文件和电子档案的认识电子文件概念计算机上生成的具有参考、凭据和指导意义的信息都是电子文件,如视窗系统中的“文件”。广义上狭义上计算机上生成的具有特定“文件”属性的信息才能称之为电子文件。计算机中或网络上不具备特定“文件“属性的信息不能够称为电子文件。电子文件概念指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。GB/T18894-2002 《电子文件归档与管理规范》一、表明其逻辑与物理属性:数字代码,用计算机生成和读取二、表明其内容属性:符合“文件”要求的特定的来源和用途。原始材料的直接利用阶段。如人们直接在岩石上刻字。原始材料的粗加工阶段。甲骨——竹简——绢帛。纸质文件阶段。轻便又廉价。电子文件阶段。以磁介质和光介质作为存贮工具的一种存贮方式。文件的历史发展阶段四个阶段电子文件的发展过程阶段采用计算机,形成电子文件,输出成纸质后成为正式文件--“草稿性电子文件”第一阶段纸质文件为正本,电子文件为副本辅助性电子文件阶段第二阶段电子文件为正本,纸质文件为副本,电子文件法律效力被确认,纸质文件只在很少情况下被使用电子文件阶段第三阶段无纸阶段工作中不再使用纸质文件,以往的纸质已成为“文物”第四阶段第一,文件与档案之间己不再具有非常明显的时间过程与空间异域的区分。第二,“档案”的概念是特定管理方式的反映,是纸张时代“案卷加柜架”的表现。第三,文件与档案原本就是同一事物。第四,电子文件与电子档案概念的一体化,有利于文档管理的一体化。电子时代文件与档案的关系电子档案与纸质档案将长期并存。文件归档要遵循双轨制原则,即电子文件和纸质文件均要归档电子档案与纸质档案的管理方法不同。不能拿传统的管理理论、方法和标准强加于电子档案的管理。电子档案与纸质档案可以相互转换。数字纸质数字纸质不可盲目进行,要有选择、有步骤地进行为利用者提供服务、电子档案的不可靠性纸质档案与电子档案的关系文件的生命周期生命周期半现行期生成最后处理(销毁或保存)非现行期现行期