文档介绍：北京爱迪思维科技发展有限公司
公文管理规定
编号:ITSV字[管-公文2007]-9
修订负责人:张玲
签发人:杭俊
执行日期:07年1月1日
目的:加强公司公文的规范化管理,提高公文处理质量和公文处理工作的效率,制定本规定。
公文原则
一、公文应当简洁、明了,避免空洞、费话连篇的公文。
二、公文应当规范、整洁。
三、部门之间可以联合行文。
四、不可越级行文。
公文适用范围
适用公司各部门及与公司业务往来的客户、机关、企事业单位。
常用的公文种类
一、通告:适用于对重要事项或重大行为做出安排及公告。奖惩有关人员等。
二、通知:传达公司员工或相关部门需要周知或者共同执行的事项;
三、决定:一般指组织结构调整、任免或聘用员工的行文。
四、通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。
五、报告:适用于向上级汇报工作,反映情况。
六、请示:适用于向上级请求指示、批准。
七、批复:适用于答复下级的请示事项。
八、函:适用于公司与客户之间、公司与业务管理不相隶属的机关、企事业之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
九、规定:公司发布的各种规章制度,要求全体员工严格遵守执行的相关规定。
十、会议纪要。适用于记载和传达会议精神和议定事项。
十一、其它:根据文件的具体内容而定。
公文格式及相关规定
一、通告、通知、决定、通报、报告、请示文件格式及相关规定
1、公文文件格式使用公司统一模板,详见附件1。
2、公文主体标题统一用加黑的宋体小二号字或三号字,正文内容统一使用仿宋小三号或四号字(提倡一页纸)。眉首、版记字体的相关规定见模板。
3、编号原则(发文字号)
1)编号由公司代字(如发文部门为部门即公司代+部门代)、公文类别、年份、序号组成,年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,公文类别及年份用六角括号“[ ]”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”。
2)公司发文字号原则在发文公司标识下居中排列字。如电子文档发布,需加签发人,发文字号一般在左侧,签发人在右侧,具体见附件2
3)公司的发文字号格式为“爱迪思维字[类别200 ] 号”;
发文部门的发文字号格式(部门代字取部门名称的第一个字)如:人力资源部:爱迪思维人字[类别200 ] 号。
4、正文内容结构层次序数为第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1、”第四层为“(1)”。
5、文件结尾相关规定:如通知、决定等公文,文件结尾须写“特此通知”或“特此决定”;请示结尾须写“妥否,请批示”。
二、函的文件格式及相关规定
1、函的文件格式使用公司统一模板,详见附件3。
2、文件主体、眉首、版记字体等相关规定同上述通知等公文相关规定。
3、编号原则:
编号由公司函字、年份、序号组成,年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称年份用六角括号“[ ]”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”。编号一般置于红色反线下一行版心右边缘顶格标识,格式为:爱迪思维函字[200 ] 号。
4、正文内容结构层次同上述通知等公文相关规定。
三、规定的文件格式及相关规定
1、规定的文件模板详见附件4。
2、规定的编号原则
规定的编号由公司代号(大写英文ITSV)、类别年份、序号组成。
例:ITSV字[ 管理规定2006 ] -1
3、正文内容结构层次序数为一般第一层为“第一条”,第二层为“一、”,第三层为“(一)”第四层为“1”,第五层为“1)”,第六层“A、”。内容统一用宋体小四号字。规定结构层次可根据规定实际内容需要加“第一章”(一般加黑在“第一层”前)或无“第三层”。
四、会议纪要格式
会议纪要格式详见模板附件5、6。
会议纪要编号原则:会议代号+年限+日期+序号
部门经理会代号:JL
生产经营会代号:SC
销售例会(总经理参加):XS
部门例会:取部门前面大写两字母
技术委员会(JS)
业务发展委员会(YW)
编号举例:部门经理会:[JL2006061227]1号
五、其它,根据文件的具体内容而定。
文件处理程序及规定
一、拟文
  拟文人是明确行文目的与要求,并具体起草文件的人。拟文人要遵循拟文三 原则:简洁—力求简短、条理,倡导“一页纸文章”;明白—易懂、不晦涩;准确—不模棱两可。文头三要点:明确标明收文部门,明确收文人和抄送人姓名。标题应突出,采用“事由+类型”形式(如“关于XXXX的通知”),须明确文件内容的关键字。
二、审批(审核/批准)
1、起草后的文件通过公司书面的《北京爱迪思维科技发展有限公司文件审批单》(附件7)报公司相关领导审批,审批应遵循效率、质量原则。审批文件应标明缓急程度及机