文档介绍：行政办公制度(试行)
目录
会议管理(暂行)规定 1
办公用品管理(暂行)规定 4
档案管理(暂行)规定 7
公务车辆使用管理(暂行)规定 10
印鉴管理(暂行)规定 15
网络管理(暂行)规定 18
公务接待工作(暂行)规定 24
出入门管理(暂行)规定 27
警卫保安人员工作(暂行)规定 29
消防安全管理(暂行)规定 32
合同管理(暂行)规定 35
公文管理(暂行)规定 41
会议管理(暂行)规定
第一章总则
第一条为提高公司各类会议的组织、管理与服务水平,确保会议决议(决定)的贯彻执行,特制订本规定。
第二条本规定适用于公司各项例会、部门会议、员工大会及培训会议。
第二章会议类别
第三条会议分类
(一) 会议依周期分为两类:
1、定期会议,也称例会,指公司及各部门按规定定期召开的会议。
2、不定期会议,召开会议的时间没有特别规定,根据实际需要可随时召开的会议。
(二)会议依性质可分为六类:
1、说明型会议,是指向与会者宣布或说明,某些消息或资讯,并答复疑问的会议。
2、讨论(学习)型会议,是指与会者相互交换彼此知识、经验、看法的会议。
3、指导型会议,是指会议前已经有结论,与会者进行讨论,由主持人引导做出与会议负责人同样或更好的结论。
4、研讨型会议,是指就同一问题,征询实用意见,使每一位与会者都能把会中意见或资讯运用到工作中。
5、决策型会议,是指由特定管理人员组成,针对特定的问题,提出解决的方案,形成共同认知的结论,会议应在与会人员充分发表意见和看法的基础上做出相应的决策。
6、综合型会议,是指让与会者对组织的目标与企业内、外环境提出意见,然后把这些意见加以整合,减少彼此在认识上的差异。
(三)会议的提出:
1、定期会议一般由总经理根据公司组织机构和总体经营发展的需要提出,各部门按照事先约定的会议时间、与会人员、会议议程及要求进行参会准备,如因特殊情况,另行通知说明。
2、不定期会议的召开由会议组织部门根据工作需要和会议内容向综合部提出,综合部协调会议室或派员参加。
第三章会议的组织、服务与管理
第四条会议的筹备
(一)会前准备:(责任部门)
1、确定会议主题;合理设置会议议题;拟定会议议程,确定会议时间、地点以及与会人员;到综合部确认会议室使用情况。
2、布置会场:根据会议的性质和与会人数来调整会议场地;安排座位,准备白板、白板笔、投影仪等设备。
3、会议通知:分为书面通知和口头通知两种。会议召开前至少提前半小时通知参会人员。与会人员接到会议通知后,针对会议主题准备好相关会议资料及会议发言提纲,合理安排时间参加完会议。
4、准备会议材料:会议发起部门工作人员负责协助会议主持人或与会者准备会议报告、参考材料、数据、电子文件、实物、会议通知等。与会者应根据会议的类型和议题提前准备会议资料。
5、综合部必须会议前15分钟准备相应资料及仪器,并检查会议室相关配置情况。如有会议变更,须做好相关解释工作,方可延期或取消。
(二)会场过程服务:
1、会议接待与签到。应安排人员提前15分钟钟到会议室组织参会人员签到、领取会议资料,准确统计会议人数;安排会议记录、拍照或摄像等服务。
2、会场服务:分发会议文件和材料;内外联系、传递信息;维持会场秩序;处理临时交办事项。
在公司外部召开的会议,需准备好会议用餐、交通、住宿等服务,相关事项按照公司的预算标准安排
(如:车辆、烟、茶水、水果、鲜花、纪念品等)。
(三)会议纪律:
1、各参会人员需提前10分钟到会议室,对照席牌对号入座。如有急事不能参加会议,必须提前向会议组织部门请假并安排本部门其他人员参加,确保信息得到有效沟通及传达。
2、参会人员进入会议室前,应将随身携带的手机铃声调到振动状态,开会途中有需要接听电话需到会议室外接听,长话短说,离席时间不得超过5分钟。
3、开会途中如有急事需要离席,必须向会议主持人请假,事情处理完必及时回到会议中。
4、依次发言,不得无理打断他人发言,应精简并注意语调。
(四)会后跟踪
1、会议组织部门负责跟踪《签到表》签到情况,并整理《会议记录》会签后复印分发至各参会部门。总经理办公会或行政办公会议由综合部负责编写会议纪要;股东会、董事会会议纪要由董事会秘书组织编写;其他部门会议由会议组织部门编写会议纪要。
2、会议总结,对整个会议组织、服务工作进行全面的分析和总结,做出客观评价,肯定成绩,找出缺点和不足,并加以改进。
3、会议从准备到结束整个过程的相关文件、资料、表单一并收集、整理齐全,按照一会一卷的方法设立案卷,并加以保存。
第四章附则
第五条本规定的解释权归公司综合部,自发布之日起执行。
办公用品管理(暂行)规定
第一章总