文档介绍：集团 OA 办公系统实施细则
OA,即办公自动化(Office Automation),是办公工作处理的
自动化,它利用先进的技术,使人的各种办公业务活动逐步由各种设
备、各种人机信息系统来协助完成,达到充分利用信息,提高工作效
率和工作质量,提高生产率的目的。然而很多企事业单位的 OA 系统
开发建设完成后,没有有效的措施保障系统的推行,引发使用者的抵
触,或者只重视系统软硬件建设,忽视信息化本身对于信息数据的需
求,忽视了信息的收集、整理与利用,对数据、文档等资料的数字化
转化没有引起足够的重视,使 OA 系统成为空壳,无法顺利应用实施。
针对以上种种问题,信息中心从制度、数据、人员等方面对集团 OA
系统的实施提出一些建议。
1、建立健全规章制度,单位领导牵头推广,各部门协调配合
OA 系统往往涉及集团公司各个部门及人员,涉及面较广,其引
入的新的管理理念和模式,很大程度上改变了员工传统的作业习惯,
在推广过程中,难免要遇到各种阻力,因此,要从制度上、人员上加
以保证。
首先,通过将 OA 系统的实施制度化,制定 OA 系统运行的规定及
一整套实施细则,明文要求系统的使用,尤其要切断非必要的传统纸
质信息流转形式;同时,在人员方面,集团高层及各部门负责人要带
头坚持使用,不使系统卡在某些关键的审批环节,而各部门之间也要
充分协调配合,利用 OA 的信息共享平台,把行政管理和业务实施在
OA 平台上开展起来,以促进系统迅速、切实地应用起来。
2、重视数据迁移与数据共享
信息系统建设中有一句老话,“三分技术、七分管理、十二分数
据”。如今的 OA 系统建设的核心,就是要打破传统的信息孤岛现象,
对数据资源进行统一规划,并制定统一的数据标准和建立整个 OA 系
统共享的中心数据库。在 OA 实施推进的过程中,需要整合旧系统遗
留的历史数据,存在结构复杂或不规范、数据量浩大、数据不全或者
有误等多种情况,如果不能对这些已有数据进行正确的整理和迁移,
常常会让新的 OA 系统成为空壳,无法支持业务的顺利开展。而整理
数据的工作量往往耗时费力,为此,建议成立专门的数据项目组、单
独立项、专业实施。同时,针对集团存在的一个业务部门要同时管理
多套信息系统进行信息上报的情况,OA 系统作为日常办公的基本业
务平台,允许用户方便地自定义各种业务流程和表单,和其他系统进
行数据整合,生成各种统计报表;预留良好的接口,方便信息数据的
导入导出,从而能最大限度地减少使用者的重复劳动。
3、充分运用人性化的设计与管理
OA 系统本身设计上要增加一些人性化的东西,比如领导工作繁
忙,可将一些非关键的流程交由其他岗位掌握进度,在审批的界面可
以设定一些常用的审批语言,以供简单点击选择,从而可以尽量简化
审批流程;比如对于有些使用者在电脑操作上不是很在行,可以配合
使用手写板;在内部短信、邮件功能上可以设定自定义群组,实现短
信、邮件有针对性的群发。而随着 3G 移动网络的部署,移动 OA 系统
可将原有 OA 系统上的公文、通讯录、日程、文件管理、通知公告等
功能迁移到手机,让用户可以随时随地进行掌上办公。这些人性化的
设计能让用户体会到信息化带来的便利,从而更乐于接受系统。
可以通过分布实施系统进行人性化的管理,从易到难启动各个功
能模块。先选择一些最为常用的、非常必要的、容易推广的功能和设
计相对简单的工作流程作为初期实施功能,如信息发布等。而一些复
杂的流程及辅助办公性质的如车辆管理、会议管理、资产管理、图书
管理、办公用品管理、表单管理等模块,可以在系统应用良好的情况
下再逐步地开放给用户,弱化用户对新系统的抵触情绪,以确保实施
和推广的效率。
4、要进行全面的用户培训
网络化的 OA 系统使得几乎人人都可能成为 OA 系统的用户,对用
户的培训决定了 OA 软件的使用程度,用户培训是成功实施 OA 系统的
重要因素。培训可采用授课和现场培训的方式进行,针对不同的管理
层级(高层管理人员、中层骨干管理者和普通用户),不同的用户权
限(系统管理、业务管理、行政管理)制定相应的培训方案。通过对
OA 理论、OA 软件系统功能、使用操作、数据采集等方面的内容进行
不同层次的培训,使用户明确 OA 原理、相关管理理论和具体的 OA 实
施方法,从而提高人员的技术水平和素质。最重要的是,要通过培训
提高全员对实施 OA 项目根本意义的认识,提高积极性和主动参与意
识,提高和增强全员的信心和热情,使所有员工都能尽快地进入角色。
OA 系统实施时需要重点关注的有制度的保证、