文档介绍：葉予舜編
旅馆筹备标准作业
一. 制订决策计划的格式(与管理功能指引)
本表是在旅馆筹备(pre-opening)期间被用来作为所有规划系统中,后续系统的
基础。正确地使用本表可使总经理与所有相关部门顺畅而有效率地筹备旅馆开幕。
再者,此系统也被设计成为所有权人监督与追踪总经理全面性策划能力的方法。
它能使所有权人更明暸进行中之旅馆筹备任务。
1. 首先,辨识出要被分帕特定任务的部门或人员。
2. 任务应纳入各部门之下。
3. 部门和执行者的名称可归纳如下:
- 总经理
- 驻店经理或执行协理(Executive Assistant Mgr.)
- 客房经理
- 餐饮经理
- 西餐主厨
- 中餐主厨
- 备餐器皿
- 饮务
- 各不同之餐厅
- 房务
- 洗衣
- 客务
- 工程
- 安全
- 业务
- 公共关系
- 人事, 或人力资源发展
4. 一旦确认每个部门的相关任务后,这些任务即应列入" 行动计划说明书〞
当中。所有的行动或任务应设定连续性的号码。
5. 以上所提及的任务应于何时开始与完成,一矣设定日期之后, 即按本表
追踪。
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6. 同时,负责达成任务者的名字应记载于〞执行者〞栏内。
7. 追踪方法:
开始日期以" > " 表示
完成日期以" I " 表示
进行中之活动以" ─" 绿色线表示
延期之活动以" ─" 红色线表示
以绿色记号标示完全被执行的活动,红色标示延期。
下列决策计划报告书中的项目, 是需要格式化和追踪的例子。
8. 一矣任务分派,且表格完全格式化之后,被指定负责达成任务的人要在
期限内完成其所负责的任务。
9. 每个特定部门的决策计划必需每周检讨是本系统中必要的措施之一。检
讨的方法是以筹备进度会报的方式来完成。
各主管皆上台报告所被分配的任务。
每次会议皆作记录。
不论延期或完成,所有任务的进度皆需被监督和登记。
所有参与本过程的主管皆需听取所有的会议复习(MEETING
REVIEW),此法能使主管对于与各部门相关的问题有更广泛的暸解。
总经理的决策计划应让集团总部批阅。这是确保总经理表现的最好,
也是唯一的方法。
同样地,前述之系统在适当控制下,才能确使所有任务如期完成。
确使支出与预算平衡。
为所有权人有效地运用投资。
使所有权人感觉其投资有价值。
确使旅馆有组织地开幕。
避免成本计算错误。
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二. 总经理的筹备事项检核表
本查对表的目的是提供旅馆总经理在旅馆筹备期间之绝大部份不可或缺的任务。
一俟这些任务终止,它们的任务开始和结束日期皆应记载于表格中。此检核表的
完成可确使总经理在筹备期间的" 决策行动计划〞格式化。
下列项目应作为总经理构思决策行动计划之依据。而完整的查对表应依不同旅馆
之各别要求而定。
总经理的筹备任务检核表
( ) - 订定旅馆完成之移交日期
( ) - 订定旅馆的对外试行启用(Soft Opening)的日期
( ) - 订定旅馆正式的开幕日期
( ) - 拟定旅馆组织表
( ) - 设立办公室
( ) - 拟定旅馆经营之理念
( ) - 工作说明─高级行政人员
( ) - 拟定营业计划
( ) - 拟定主要的开幕计划
( ) - 房间分级
( ) - 订定房价
( ) - 员工政策
( ) - 旅馆的经营理念声明(Mission Statement)
( ) - 市场行销计划
( ) - 所有表格的名称一览表
( ) - 设立公司规定与政策。
( ) - 会计审核程序
( ) - 会计部筹备任务查对表
( ) - 餐饮市场行销计划
( ) - 训练计划的目标
( ) - 房务部筹备任务查对表
( ) - 餐饮部筹备任务查对表
( ) - 餐饮经营理念
( ) - 当地餐饮行销市场评估
( ) - 采购部筹备查对表
( ) - 预定对内模拟营运(Dry Run)的时间表
( ) - 公共关系策划
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( ) - 业务和市场行销部筹备任务检核表
( ) - 餐饮部训练计划目标