采购操作流程.doc

文档介绍：本标准业务程序的目的是用于设立必要的定义和程序以保证泉州市双环贸易有限公司的采购低成本和采购标准的一致性。见(附件一)《采购流程图》一、信息受理1、业务信息发布2、收集信息3、协调沟通确认二、询价、比价、议价、评估1、寻找供应商2、询报价3、货比三家,原则上采购金额在RMB500元左右的最少报价数为1;大于RMB1000元,小于RMB2000元的最少报价数为2;大于RMB2000元的最少报价数为3。4、做好比价记录,主要考虑质量、价格、折扣、包装、送货日期和付款条件等。5、议价,讨价还价争取最低价和更多的折扣。6、物流运费成本的估算。7、评估,选出最有优势的报价。8、供应商资质评定,合格的供应商录入《合格供应商名册》,不合格的供应商留待观察重新评定或直接淘汰掉。三、报价1、发布报价2、与业务沟通确认3、各方面要求条件达成一致四、请购申请1、提报的请购单上应准确体现品名、规格、数量、预报价格、质量要求、技术要求、交货期、地点、采购员名字等。2、请购单上必须要有请购人签名和销售部副总经理审批方有效。五、采购下单通知1、发布采购预算订单通知2、发布正式采购订单通知六、采购订单1、与业务沟通,再次确认请购内容及产品信息准确无误。2、做订单或采购合同。3、同供应商协调与沟通,不放弃最后争取低价或折扣。4、双方确认订单或合同并回传。七、物流1、建立货物追踪档案。2、选择物流公司及服务。3、估算物流运费和时效。4、进口货物要选择清关公司及服务。5、估算清关费用和时效。6、货要比三家,物流服务也不例外。7、货物发出第一时间获取运单号,做好物流追踪。8、做好任何相关信息都及时地相互协调和沟通,做到货好即发、货出可寻、运作高效。9、到货提取,通知到货。八、付款1、采购员依据订单或合同的约定条款,填写付款通知书。2、同时附上下列单据:业务部门提交的请购单、采购员提交的订购单、采购订单PO或合同、正确的付款银行信息、以及应有的各种附件与证明文件。3、订购单上必须要有采购员签字,采购员所属直接上级或部门主管签字审核,部门副总经理审批签字方为有效。4、在可能的情况下,付款应始终要求银行转帐,不支付现金。5、在可能的情况下,采购员应始终要求供应商提供增值税发票。九、催交1、在订单PO或合同约交日期前应再确认交货期。2、无法于约交日期前交货时要及时联络请购部门并列入交货期异常控制表内催办3、已逾约交货日期尚未到货者要加紧催交,最大努力避免产生损失。十、到货检收