文档介绍：办公用品管理
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学****目标
能够购买或租用办公设备以及消耗品。
能够知晓办公用品及设备的采购程序和步骤。
能够实施办公资源的保管、发放和利用。
能够实施办公设备和办公用品的库存监管。
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某公司的秘书小张,负责办公室办公用品和办公设备的管理。公司近日要采购一批办公用品,采购单上列有如下用品:货架2个,储藏文件夹2个,打印纸5箱,打印墨盒15个,信封300个,记事本200本,稿纸300本,铅笔、油笔、签字笔各10盒,大头针、曲别针各40盒,订书器10个,碎纸机2台,备忘录100个,纸篓20个。
训练(1)写出采购以上商品的程序。
训练(2)如何办理进货入库手续?
技能训练
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任务情景
小张到行政部就职已有一段时间了,部门经理想好好培养他。于是试着让他负责办公设备和办公用品的采购、保管和分发,同时又交给他一份采购清单,让他本周之内务必备齐清单上的物品。还特意嘱咐他查看一下库存的办公用品是否缺乏,是否需要补充一些。第一次接到这样的工作,小张不知道去哪采购、采购多少、怎么采购。
思考:办公室资源采购程序如何?要遵守哪些基本原则?
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一、办公用品的种类
(1)纸簿类:复印纸,复写纸,标签纸,笔记本,普通白纸,带单位抬头的用纸
(2)笔尺类:铅笔、圆珠笔、钢笔、橡皮、白板笔、各种尺子、修正液
(3)装订类:大头针、打空机、剪刀、订书机
(4)归档用品:文件夹,档案袋
办公设备专用易耗品:复印机用墨盒,计算机磁盘
办公设备桌椅、橱柜类、器械、设备类:办公桌椅、计算机桌椅、会议桌椅、沙发茶几、电话、传真、复印、照相机、空调、电扇等
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二、办公用品的购买或租用
获得的方法
会计程序
优点
缺点
购买
购买的钱属于“投资费”。设备的价值经过多年逐渐折旧。税费可能不计算在最初的购买中,但只计算到折旧中
设备归购入组织。通常在一段时间内较便宜,例如 2—3年。
维护和修理是附加的费用。设备可能很快过时。最初费用昂贵
租用
租用费用计算为运营成本,为纳税目的可计算为支出
较低的最初费用。费用能被不断获得的利润补偿。租用协议通常包括维护和修理。新的设备出现在市场上时,能更换和升级。
租期几年将显得更加昂贵。租用协议把公司锁定在昂贵的租期合同上。
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一、办公用品的购买程序
(1)由需要购买货物的人填写公司内部的《购买申请表》并签字,说明需要货物的理由和细节,经过部门领导批准后批准后交给采购人员。
(2)由采购人员向供应商发出购买需求,各供应商返回对应的报价单或估价单,经过采购人员比较、筛选。
(3)填写正式订购单并签字,说明订购货物的详细情况,发送给选定的供应商,该订购单需要被授权人即公司高级主管签字批准,同时要复制一份给会计部门,表示开始购货,准备付款。
(4)当收到供应商的货物后,要对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物,查明货物的数量、质量应当符合要求,讲签收后的交货单送会计部门
(5)采购人员要根据收到的货物填写入库单,货物入库,库房人员要签字表示货物进库
(6)会计部门收到发票后,对照交货单、入库单、订购单,三单数字应当相符,经财会主管签字批准,支付款额。
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采购过程中的各类函件与表格
(见教材P20)
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采购过程中的各类函件与表格
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