文档介绍：写邮件注意事项waimao_oa@撰写邮件的注意事项一、忌不称呼不少人写邮件一上来就直接说事情,给人的感觉是“你应该知道我是谁”;有的至多用个“你好”,这些都是不礼貌的做法。应该是:如果对方有职位要称呼职位(姓氏+职位);如果不清楚职位,可用姓氏+先生/女士,当然十分熟悉的情况下,可以用双方****惯的称呼方式,而这种情况仅限于非正式邮件。值得注意的是,通常用“您好”比用“你好”更有礼貌,除非确定自己是上级或长者。二、忌不分段或字体太小有的人整篇邮件从头至尾写成一大片,象小说一样,给人眉目不清晰的感觉,不想看下去,从而自然影响处理的效率。推荐的方式是,尽量在一个显示页面完成全文,一段一个核心意思。如果说的事项较多,建议加上序号,但一次最好不超过三项,否则不容易记住。当然,如果能根据收件人的具体情况调整字号大小、字体样式等,则为最佳。例如对方均是五十多岁的领导,可以适当调大字号,以便对方阅读,从而也提高了回复效率。三、忌重点不突出现在的职场压力和信息的充斥已很难容许人们逐字逐句地阅读一个完整的邮件。所以写信人可以把最核心的词用突出标识加以强调,包括加粗、增大字号或换字体、颜色等。但公文中通常只允许黑色和蓝色,只有相当于海报作用时才可以适当用彩色。邮件的标题至关重要,要行动性很强,只用核心词,去掉虚词。与行动、结果相关的字眼可放在句首的【】内,然后再写具体内容,例如标题可写为“【请9日前确认】xx会议日程”。四、忌不感谢有些人没有感谢的****惯,而这往往是邮件回复率低的一个主要原因。不论是寻求合作、请教问题、请人帮助,还是只是告知,都可以感谢对方的善意或配合。即便是领导命令对方与自己合作,说句感谢只能表明自己有修养;更何况自己请对方帮忙呢。五、忌多重结束语常见不少人在信的结尾同时写上几种问候,诸如“祝好”、“祝一切顺利”、“祝工作愉快”等等(还有用英文写bestregards,allthebest,haveaniceday)。其实,一句最恰当的结语即可。有时候,很明显地可以看出发件人事先设置好了签名档,里面已有问候,那么在发送之前务必仔细检查,否则会给人留下粗心的印象。避免上述情况的方法,可以在签名档中去掉问候语,只留签名和联络方式,因为大多时候的问候是因人而异的。六、忌不署名不署名,言外之意,对方应该能从邮件地址判断出自己是谁,或者“不用那么客气”,而这样做会给对方造成很多不便,也较影响办事效率,想打电话沟通具体事宜时,还需要再查找。发件人切忌以自我为中心,自认为了解对方的圈子,其实不然,有时真的不知道是谁发来的邮件(更不用说现在有那么多酷极了的网名),耽误了事情。署名是尊重对方也是尊重自己、宣传自己的方式。而且最好事先设置好签名档,附上自己所有方便的联络方式,一劳永逸。而且,从销售的角度来看这对自己也是一个宣传!七、忌乱称呼比较忌讳的是管所有人都叫经理,普通员工自然很高兴,但会冒犯比经理职位高的人。通常称呼他人可省去“副”字,但尽量不要跳级,更不可给别人降级。例如对方是副经理,可以称呼“姓氏+经理”,但不要称呼“姓氏+总”;而如果对方是副总裁,则不可称呼对方为经理或总经理。八、忌回复所有人通常只需要答复发件人,很少有需要全部回复的情况,尽管对方可能同时发给了很多人。为了减少给别人带来的不必要麻烦,用“回复”功能即可;如果很有必要抄送给其他人,则尽量自己根据实际