文档介绍：1、办公室的含义(狭义的含义)(P2)
办公室的含义:是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。譬如:教师办公室、护士办公室、厂长办公室、院长办公室等。
2、办公室环境布置的目的(P6-7),尤其是挡驾和保密的作用。
办公室环境布置的目的:
(1)创造舒适而又工作效率高的环境。(2)塑造组织形象(3)建立挡驾制度(4)有利于保密工作
建立挡驾制度的作用:为了不让上司把宝贵的时间浪费在不必要的人事接待上,需要把文秘办公室与上司办公室分开,成为两个独立的工作区域,但在距离上相隔不宜太远,便于文秘人员经常汇报和请示,也便于上司随时布置工作。
保密工作的作用:上司与员工进行个别谈话或听取汇报,管理层的核心会议,上司需要的重要文件和组织机密资料,都应有一个独立的空间,设立一道保密的屏障,以防止泄密。
3、我国文秘工作的范围(P3)
我国文秘工作的范围:(1)文书撰写(2)文书制作(3)文书处理(4)档案管理(5)会议组织(6)调查研究(7)信息资料(8)信访工作(9)接待工作(10)协调工作(11)督查工作(12)日程安排(13)日常事务(14)办公室管理(15)其他临时交办的事项。
1、文员的工作顺序(第一小节)
答:(1)计划、实施、检查,这三个步骤并不是分开独立的,而是互相联系形成一个循环。(2)文员在处理上司指派的工作时,首先要仔细制定计划。然后根据这个计划去实施,并严格检查其结果,使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。(3)只要能按照制定计划、实施、检查这三个步骤进行,文员工作就能科学、高效地完成任务。
2、文员的工作方法,尤其是:请示、报告、授意、传达、进言、变通、挡驾等具体方法。(P32-39)
文员的工作方法:
(1):请示的具体方法:请示内容:必须是自己难以处理或无权处理的事,请求上司给予指示或授权处理。常规性工作或自己的职权范围内的事则无须请示。请示形式:可以是口头形式,也可能是书面形式。重大、政策方面、需授权批准的事,作书面请示,上司作书面批复。一般的事,事务性工作,只需解决一些疑难的事,可用口头请示,上司只作口头答复或指示。请示必须注意:a请示要对口:遵守按上级分工、对口请示的原则。b请示要单一:遵守一文一事的规则,避免将多项事务写在一份请示内。
(2)报告的具体方法:报告内容:一是定期报告工作和进程;二是工作中发生的重大问题;三是合理化建议;四是应上司的要求汇报情况。报告方式:口头或书面形式。
(3)授意的具体方法:受益是文员接受和领会上司意图。一种是直接授意,即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时,直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等。这种直接授意,易于判断和领会。另一种是间接授意,指上司在平时随便交谈的情况下,或与其他人员谈话中就某一问题、某项工作发表的意见和看法等。要做到:a备好记录本,记录下指示要点。b注意倾听,用心判断指示的用意。c必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话。d如有不同意见,可以公开提出,但要言之有理,并要注意方式、态度。e接受指示后,要不失时机地贯彻实施。
(4)传达的具体方法:一种是正式传达,另一种是非正式传达。要做到:a传达不走样,不可加进自己的意见。b必要时可形成文字材料,照本宣科。c如果有些指示不便直说,可以根据上司授意,只传达大