文档介绍：公司档案管理办法一、总则(一)为规范公司的档案管理工作,有效地保护和利用档案,充分发挥档案在公司经营管理中的作用,维护公司利益,防止重要文件、资料的遗失,特制订本办法。(二)本办法是依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《企业档案管理规定》(档发〔2002〕5号)和《国有企业文件材料归档办法》(档发〔2004〕4号)有关规定,并结合公司实际工作制定。(三)办法所称档案指我公司成立以来在项目建设、项目管理、物资采购、人事劳资、财务审计、培训教育及工会、党政团工作等活动中形成的对公司有保存价值的文字材料、图表、图片、声像资料等不同形式的历史记录。(四)公司档案的形成、积累、整理和归档工作要列入各类经营管理程序中,列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制中。对于公司其他管理制度中有对某类档案规定执行细则的,遵照细则办理。(五)公司档案工作实行分级负责、分类管理的原则。各部门配备专职的档案管理工作人员,明确岗位责任,实行岗位责任制,并保持档案管理人员的相对稳定。档案管理人员应当忠于职守,遵守纪律,具备相应的专业知识和业务能力。二、档案分类(一)归档文件材料的来源1、公司及公司各下属机构或职能部门形成的文件材料;2、外来的(包括上级、下级和同级)对本单位有一定保存价值的文件;3、以公司资质中标项目的竣工验收资料;4、参与的合作项目中合作单位应提供的文件材料。(二)公司档案分类公司档案按照文件形式可分为文字记载、 图纸图表、数据计算、统计表格档1案等;按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等;按照记述内容的不同可划分为六类,分别是:企业管理档案、党群工作档案、行政办公档案、人力资源档案、财务会计档案和项目管理档案。1、企业管理档案:1)公司章程及企业批准设立文件等;2)公司营业执照、税务登记、资质证书、代码证等;3)公司董事(股东)会会议文件、指示、通知、决定等;4)国家相关单位或上级单位发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等;5)公司合同及其他法律事务资料;6)公司发展规划、工作计划、统计报表,年度总结等;7)公司安全管理资料;8)公司获得的荣誉证书、奖状、奖杯等;9)公司简介、大事记、宣传册、内部刊物、照片、录音、录像等;10)图书、杂志、报纸、情报资料等。2、党群工作档案:1)国家相关单位或上级党委、纪检监察部门、团委、工会发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等;2)公司党支部、团支部、工会的会议文件、指示、通知、决定等;3)公司党支部、团支部、工会的年度总结、工作计划、统计报表、宣传材料等;4)党员、团员的教育、培训资料;5)党费、团费、工会会费的缴存、使用管理资料。3、行政办公档案:1)公司规章制度及反映工作流程的请示、报告、表单等;2)公司(发、收)文件、信函等;3)公司固定资产帐簿、物品管理台帐、房屋产权及车辆证照等;4)公司印章台帐。4、人力资源档案:(1)劳动合同、协议;22)员工档案;3)员工任、免职通知和奖惩通报;4)员工工资表及绩效考核记录;5)员工社保、公积金材料;6)员工培训资料;7)员工评选和职称申报资料;8)人力资源情报资料。5、财务会计档案:1)财务账簿;2)财务报表;3)验资报告、审计报告、评估报告;4)融资、贷款资料。6、项目管理档案:1)项目招投标资料;2)项目合同资料;3)项目勘察、设计资料;4)项目竣工验收资料;5)项目各阶段在进度、质量、成本等过程管理中产生的文件;6)项目在开展过程中取得的相关业务资料;7)项目报奖、获奖资料。(三)档案级别划分公司各类档案根据档案文件的性质、 重要性、档案类型及常用程度划分为二个等级:普通类和加密类。1、加密类:董事(股东)会会议文件,含员工个人收入信息或其他属个人隐私信息的文件,财务管理档案。2、普通类:除此之外的其它文档。三、管理机构与职责3(一)管理机构:公司档案工作实行分类管理的原则, 企业管理部负责公司企业管理档案和项目管理档案的管理工作, 总经理办公室负责党群管理档案、 行政办公档案和人力资源档案的管理工作,财务部负责财务管理档案的管理工作。(二)岗位职责:1、企业管理部、总经理办公室和财务部需设置档案室(柜)及专职档案管理员。专职档案管理员的具体职责为:1)负责各类档案的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等;2)负责各类档案管理具体业务标准的制订;3)负责各类档案提供利用服务;4)负责编制档案检索工具,根据各类档案的特点建立相应的档案数据库,为利用计算机检索创造条件;5)严格执行保密制度,做好档案密级划控和守密、解密。2、其余部门的部门行政助理为部门的兼职档案管理员,负责部门所经手公司档案的搜集、整理、移交及部门内部档案的管理工作。3、专兼职档案管理员应保持相对稳定,调动工作时,须对档案装具、