文档介绍：档案管理规定档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录,是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法,各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。第一节档案范围公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。其中,文件包括:规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。第二节档案分类及编号一、档案按其内容及关联部门可分为六大类:1、行政类2、财务类3、人事类4、经营类5、工程类二、机要档案须在档案编号后注明:绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。三、档案编号以“一案一号”为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要类别进行编号。四、归档后须填写《档案管理登记表》(附表1)。第三节机要档案一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中:二、划分标准:绝密档案包括:公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。机密档案包括:1、财务资料;2、公司重要会议纪要;3、公司经营情况;4、人事档案、薪资性档案、劳动合同;5、技术资料;6、金额在10万-100万元的合同。秘密档案包括:1、重要项目资料;2、项目合同协议。第四节档案装订一、以左方装订为原则,右上角标明档案号。二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐,再装订。第五节保存期限档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外,一律按照下列规定办理:一、永久保存:1、公司章程;2、股东名簿;3、股东会、董事会、监事会会议纪要;4、公司证照;5、各级批文;6、印鉴;7、公司年度经营计划;8、公司年度经营总结;9、年度财务报表;10、技术资料;11、不动产所有权状及其他债权凭证;12、人事资料;13、大型活动图片、音像资料;14、其他核定须永久保存的文书。二、十五年保存:1、会计凭证;2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)三、五年保存:1、期满或解除的合同协议;2、完结后的项目方案;3、其他经核定须保存五年的文书。四、一年保存:1、部门工作计划及工作总结;2、完结后的部门请求报告;3、完结后无长期保存必要文书。五、公司规章制度由总经理办公室永久保存,使用部门视其有效期限予以保存。第六节保管部门一、财务专项机要档案由财务部负责保管。二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。四、其他档案均由总经办指派专人保管。第七节档案移交一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。二、公司章程,股东会、董事会、监事会会议纪要、决议,应自签发之日起三日内移交总经办。三、合同协议应在签订之日移交总经办。四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。五、其余档案半年移交一次,时间为每年的1月和7月。六、档案移交须填写《档案移交清册》(附表2)。七、《档案移交清册》一式三份,移交双方各一份,总经办留存一份。第八节档案调阅一、因工作需要需调阅档案时,须填写《档案调阅申请单》(附表3),并经相应核准人核准后方可调阅。二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部