文档介绍：XXXX档案归档管理办法
为了加强集团档案的管理,建立完整的集团档案体系、提高档案的管理水平,充分发挥档案的作用,依据《中华人民共和国档案法》和《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001),结合集团档案管理制度和外埠项目文件形成的具体情况,特制定本办法。
档案工作的基本原则
1、本办法所指的档案是集团公司的文书档案、工程项目档案、会计档案、人事档案、实物档案及声像档案;外埠档案文件是指集团在北京市以外地区所开展的项目产生的文件资料。
凡属集团公司管理、工程项目经营业务过程中直接形成的、
具有查考利用价值的各种文字资料、图表及特殊载体材料等,均属于集团档案。
集团档案实行集中统一管理的原则,由集团档案室统一
负责接收、管理。以确保各类档案材料完整、准确、安全和有效利用,实现资源共享。任何部门和个人不得把集团公司档案资料据为己有。
集团各职能部门应有专人负责部门档案的保管、移交职责,
在业务上接受集团档案室的业务指导。
工程项目档案工作要做到项目活动一开始就与建立档案工
作同步进行。公司项目部(外阜项目)设置专人负责所在部门、项目文件的收集、整理工作,他是集团与公司各项目之间文件归档传输的唯一接口,所有项目文件从项目地输出归档都必须通过项目档案管理部门。项目档案工作接受集团档案室的业务指导。
管理职责
集团档案室管理职责
1、集团档案室是档案信息储存、开发利用、服务交流的中心,负责集团各类档案的管理。
2、实施对本集团的档案管理工作和集团所属公司档案工作的监督、检查、指导。
3、负责各类档案的接收、收集、整理、保管、统计、鉴定和提供利用等工作。
4、负责集团公司档案专、兼职工作人员业务培训。
5、做好档案的保密与安全工作。
集团各职能部门档案职责:
依据本部门档案归档范围的要求,负责管理、收集本部门的文
件资料,力求使本部门文件保持齐全、完整。
应随时对已阅办的文件及时进行收集整理,所收文件需进行登
记、检查完整情况,按规定时间向档案室移交。
注意本部门的资料积累工作(包括实物档案以及领导外出开会
带回的有保留价值的文件材料),于次年初集中移交档案室保管。
各项目管理部门档案职责:
1、负责收集项目经营中形成的各种文件资料,并按归档范围要求分类、造册。当某单位工程结束时,及时将所产生的竣工技术资料、竣工图纸移交集团档案室。
2、对于在施工过程中产生的定期开箱的文件资料,须在开箱后的第二天及时移交给集团档案室。
三、归档范围
各部门归档范围详见附表1。
四、不归档的文件资料
无查考价值的临时性、事务性文件
未经领导审阅签发、未生效文件、一般性文件历次修改(主
要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外)。
部门互发的与本部门业务没有直接关系不需办理的只有临
时性参考作用的文件资料。
重份文件和重份图纸
五、归档要求
1、文件资料的收集、管理实行部门负责制度。各部门(项目)
均应指定兼职档案员(文秘人员),负责管理本部门(项目)文件材料的收集、管理、移交工作。
六、归档要求
2、各职能部门要求遵循文件资料的形成规律和特点,保持文件
之间有机联系,归档的各种文件资料一律要原件。应当将每份文件的正件与附件、正本与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起。