文档介绍：采购业务流程及管理制度(试行)总则第一条为了满足公司飞速发展的需要,为了加强对本公司物资采购与付款环节的内部控制,特制定此制度。第二条采购部职责划分(一)生产原材料采购。(二)生产设备、备品备件采购(三)日常办公用品采购。(四)餐厅菜品及厨房用品采购(列入厨房管理制度)。第三条采购方式一般情况,选择下列一种最有利的方式进行采购:(一)集中或大宗物资计划采购:凡具有共同性的材料,须以集中计划办理采购较为有利,采购前,仓管员依计划(根据实际库存量)提出请购,采购部门集中办理采购。(二)未经总经理同意,不得私自变更、替换现有原辅材料供应商;如有更适合供应商而需要替换原供应商的,采购部必须提交书面变更供应商陈述材料,获得总经理批准后方可变更。(三)询价、议价结束后,需总经理同意方可定价,否则公司不予认可价格;由此引起后果由责任人负全责。(四)定价结束后,采购部应建立供应商台账,定期维护长期或固定供应商。(五)采购合同签订由公司指定或授权委派专人负责,否则视为无效。第四条询价、比价、议价(一)经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后,以电话或其他联络方式向供应厂商议价。(二)凡是最低采购量超过请购量的,采购经办人员在议价后,应在请购单中注明,经负责人签字确认后上报。(三)采购经办人员接到“采购申请单”后应依采购材料使用时间的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,对于大宗物资需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价,经分析后进行议价,议价结果上报总经理。(四)采购部接到请购部门(生产部、综合办、机电维修部)以电话联络的紧急采购情况,应立即进行询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办理。第五条请购与采购(一)使用部门材料请购实行周计划提报,根据本部门实际物资需求情况,填写请购单,明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、使用日期等(如有实物样品请提供实物),于当日交给仓库审核,仓库审核完成后由仓管员于当日提报至采购部(请购单应有部门经理签字),如因单据提报影响公司正常生产运营的,给予相关责任人50元处罚,造成严重损失的,按照实际情况进行处罚。(二)采购部收到使用部门提交的请购单时,审核后如确有必要购买,由采购经理签字,再请总经理予以批示。采购经办人员接到经批准的“采购申请单”后,应按照上述总则操作,货比三家,选择出合适的供应商后,并以电话或传真确定交货(到货)日期。(三)采购单一式3份,一联采购部门留存,一联交给财务(采购员核销时),另一联交给仓管员(以备验收)。第六条验收与入库(一)采购物资到货后,采购员要及时组织仓库管理员进行入库前的清点验收,验收过程中应首先比较所收物资与请购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符,然后检查物资有无损坏、使用性能优劣。(设备相关合格证由综合办管理,其他使用说明书等相关资料由机电维修管理),验收部门的人员应对已收物资编制一式两联、事先编号的验收单进行签字,作为验收和检验物资的依据,第一联本部门留存,第二联交给仓管员。(二)仓管员根据进货检验报告结果(主要是验收单)对合格货品进行入库,入库单必须通过采购、仓管员签字。不合格品由相关采购办理退货事宜。入库单一式三份,第一联本部门留存,第二联交给财务,第三联交给采购。第七条付款与核算(一)预付款采购 1、按合同约定需要预付购货款的,