文档介绍：办公室整理整顿要点
高级管理者办公室5S要点
办公室5S活动
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办公室整理整顿
·共独区分·公私区分
·柜架管理·资料归位
·桌面状态·抽屉状态
·张贴管理·事务管理
减少活页夹、文件和单据的数量;
公司外部、其它部门的文件尽早做答送出;
扩大办公室的使用空间;
减少遗漏或送出的失误。
目的
要点
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资料整理
受控文件和资料;
公用展示类文字资料;
个人文字资料。
分类
■受控文件应使其从编制审批、发放、更改到保管均要受控;
■质量记录的标识、收集、编目、归档、保管等均应受控;
■公用展示类文字资料置于公共场所并由专人管理;
■个人文字资料个人管理;
■所有文字资料都应有标识;
■所有文字资料都要按方便取用的原则,按使用频度、重要性等分类放于
固定的位置;
■规定文字资料的舍弃原则,及时销毁无用文字资料,提倡及时处置、不
堆积文件的良好习惯;
■定期整理、整顿、检查。
原则
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资料整理
S/L标准书
责任人:XX
保管期限:
机种停止后X年
1
2
3
4
5
6
文件夹编号
或必要时用斜线
活页夹颜色管理。
‧蓝色:管理类。 ‧绿色:制造、其它类。 ‧黄色:蓝图类。 ‧红色:标准、规格类。
分类方式: ‧按客户分类。 ‧按形式分类。 ‧按一般文件分类。 ‧按主题分类。 ‧按标题分类。
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资料柜整理
管理责任者
架子表示标签
区域标示
柜子内表示标签
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桌面整理
待处理
已处理
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一般的桌子有两个或以上的抽屉,东西经常随意杂乱地放入抽屉内。
在并排的抽屉内,也许可发现不仅有铅笔、圆珠笔、笔记本、橡皮擦、名片及剪刀,而且又有牙刷、糖果、香水、阿斯匹林、钱币、装饰珠宝、绷带及其他物品。
这些东西先要依用途分类,在仅有两个抽屉的桌子时,可分为办公用品及私人用品,各占用一个抽屉。
再来要决定每一项物品的最大放置量。例如,我们决定抽屉内放置的最大量为两支铅笔、一支圆珠笔、一块橡皮擦、一本笔记本等。
任何超过最大数量的物品,均须从抽屉内去除,放在室内一个角落的办公用品储存区;有时可以称此储存区为“循环金库”。当抽屉内的用品用完之后,员工可以此金库加以补充。
接着,负责管理金库的员工要注意存货数量,当下降至设定的最少量时,必须再订购补充进来。
借着将办公抽屉的东西削减至最低量,我们可以剔除将铅笔、纸张及化妆品等必需的东西混在一起的现象。这种过程能开发员工的自律能力、改进保存记录的能力以及强化工作的效率能力。
抽屉整理
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办公室5S活动表
区分
活动内容
五分钟5S活动
1
检查你的着装状况和清洁度
2
检查是否有物品掉在地上,将掉在地上的物品都捡起来,如橡皮擦、回形针、文件及其他
3
整理和彻底清洁桌面
4
检查存放文件的位置,将文件放回他们应该放置的地方
5
扔掉不需要的物品,包括抽屉内的私人物品
6
检查档案柜、书架及其他夹具等,将放得不恰当的物品改正过来
十分钟5S活动
1
实施五分钟5S活动的所有内容
2
用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备
3
固定可能脱落的标签
4
清洁地面
5
倾倒垃圾篓内的垃圾
6
检查电源开关、门窗、空调等是否已关上
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高级领导包括:董事长、董事、总经理、高级主管等。
做好高级领导办公区5S的重要性、必要性:
高级领导办公区是公司职场的一个重要组成部分;
做好高级领导办公区5S活动,有利于增强他们对5S的实质认识和直接感受,使他们真正下定决心,坚定不一的支持公司5S活动推行;
办公室或区域,经常有客户来访,是体现公司5S效用的窗口。
把高级领导办公区当作是神圣、私人、保密
的地区不敢或不便染指的想法是错误的。
高级领导办公区如何做5S?
乓嘉争蛰揣椅难航