文档介绍：,方便各部门做好数据集中备份工作,特制订本制度。二、适用范围本制度适用于 XX 有限公司电子文档的管理。三. 负责部门本制度由行政部负责信息收集、归档,各部门协助实施。四.  总 则(1)对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,由行政部统一协调,指定专人负责,保证管理工作的连续性。(2)电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作,行政部档案管理员要进行指导与监督。(3)电子文件的管理由行政部负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。(4)为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。(5)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,在内容、相关说明及描述上保持一致。(6)具有保存价值的电子文件,必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。(7)电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。 电子文件的收集与积累(1)收集范围。电子文件的收集范围:草稿性电子文件;非正式电子文件;正式电子文件;无纸电子文件;文本文件;图象文件;图形文件;影像文件;声音文件;多媒体文件;计算机程序;数据文件;公司业务所需的各种文件。(2)收集、积累要求1、记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时,相关人员须向计算机全文处理的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件进行保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间,相互建立准确、可靠的标识关系。3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上。4、用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式和属性。5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件,如果采用非标准压缩算法,则应将相关软件一并收集。6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其对设备的依赖性,以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。7、用视频设备获得的动态图象文件,收集时应注意收集其压缩算法和软件。8、用音频设备获得的文件,收集时应注意收集其属性标识和相关软件。公司受控文件,未经允许,不得复印或泄露电子文件归档与电子档案管理制度文件编号文件版本文件页码9、由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应注意参数准确、数据完整。10、通用软件产生的电子文件,收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件,收集时必须连同专用软件一并收集。11、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。 收集、积累方法(1)软件电子文档的管理与普通电子文档的管理。普通电子文档收集、积累分公司和部门两级档案管理。(2)公司文档收集、积累。公司由行政部档案管理员专职管理,行政部档案管理员以部门、性质、类别、大小立文件夹,各部门及时按照要求制作、整理电子文件上交,由档案管理员整理保存