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会议筹备方案的拟订.docx

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文档介绍:会议筹备方案的拟订内容:1 确定会议的主题和议题 2 名称 3 议程 4 时间和地点 5 所需的设备和工具 6 会议文件的范围以及文印或复制工作 7 与会代表的组成 8 经费预算 9 住宿和餐饮安排 10 会议的筹备机构与人员分工。 作用:确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。电话会议 (适用于规模不大办公地点相对集中的企业) 交流信息的特点 1 方便灵活准备时间短恢复迅速是电子通信会议中花费最少的,更能激发创造性思维容易修正自己的特点 2 缺少身体语言,难以进行互动交流缺少文本难以传递大量细节信息 3 为了提高电话会议的效率可搭配使用其他通信方式 4 适用于分公司不远规模不大的企业电话会议信息工作要求 1 准确发出开会信息,说明是否设分会场 强调准时到会 2 认真发放会议书面信息材料 3 合理安排会场信息传输设备 4 按时接通电话5 互相通报出席情况 6 做好会议记录视频会议 特点 1 实现了声音图像同时传送 打破了空间的限制 2 节省时间费用3 交流效果好 4 局限初始准备时间较长投入成本高没用面对面的互动效果交流不够深入广泛 要求 1 发出开会信息 2 分发文件信息资料 3 布置会场 4 设置于检查会场信息传输设备 5 做好会议信息准备 6 采用先集中后分散的形式 7 汇总情况信息※组织视频会议的方法 1 视频会议的会场 2 做好会场布置工作 配备和检查设备3 设备维护 4 为减少租用通信线路的时间 5 节约费用远程会议筹备方案特点 1 远程会议具有节省时间和金钱,能与电话服务机构商定使用录音带做永久记录,且交流更加直接,简短的优点。2 远程会议筹备方案拟定时,应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务,并提前一周与电信会议服务公司预约,明确提出自己的要求,并提前将下列内容告诉电信服务公司:(会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。3 会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者,以便他们有时间准备会议讨论)4 远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常摆放是否符合要求会务机构分工的要求:会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实.会务机构的各部门需明确各息的任务和要求.具体要求:1 要根据会议的规模和类型组织人员队伍 2 会务机构要分工明确、责任到人 3 加强协调,定期沟通会议筹备方案的制定程序 1 组建会议筹备委员会 2 分成筹备小组 3 形成筹备方案 4 领导审核方案检查会务筹备情况检查内容:会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作检查以及其他。方法 1 听取会议筹备人员的汇报(听取汇报的领导加强前期调查;对汇报材料的准备要侧重困难和问题;汇报时间正当;对薄弱环节及时调整加强)2 会前现场检查:确保所有事项条理清晰;注意气味;树立入场登记台;佩戴徽章名牌;准备接待休息室. 检查结果的形式:书面.口头.协调会检查会议筹备情况的工作程序:开会检查的程序 1 会议筹备机构对会议准备情况进行自我检查 2 会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知 3 召开协调会并在会上现场解决问题 4 汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实.现场检查的程序 1 指定现场检查的路线和确定现场检查的重点并

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上传人:buzaiwuzhuang123 2019/10/9 文件大小:48 KB

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